Ефективно, лесно,
прегледно

Настройка на инстанцията и достъпите

• Създаване и настройка на инстанцията (лого, визия на формулярите, визитка и подпис под имейла, приветствени текстове);
• Създаване/ внедряване на графичен проект на началната страница за програмите за субсидии;
• Създаване на различни нива на достъп за ръководители/ мениджъри/ екипи и посредническия орган и присвояването им към отделните програми;
• Конфигуриране и определяне на групи потребители с различни нива на достъп (напр. при достъп на сътрудници до заявления/ подкрепени проекти);
• Изпращане на покани за достъп до потребителите с искане за даване на съгласие съгласно GDPR.
• Решение за няколко роли за един потребител (напр. кандидатът може да има и роля на оценител)
• Внедряване на персонализирана начална страница според графичния дизайн на клиента във външната част на системата за отделните фази на програмата (информация за поканата (принципи/ правила), времева линия и др.)

Управление на различни покани/програми за субсидии

• Създаване на покани/ програми за субсидии;
• Създаване на основни (parent) програми, към които принадлежат други подпрограми (позволява свързването и управлението им в йерархична структура);
• Конфигуриране на основна програма (т.нар. „надпрограма“);
• Определяне на „надпрограма“ с основен формуляр (надпрограмата обхваща група програми, които по-късно могат да се администрират заедно като цяло, напр. в процеса на оценяване);
• Създаване на собствен формуляр за определяне на изискванията и ограниченията, установени от програмата;
• Отваряне на няколко програми паралелно;
• Автоматично затваряне на програмата към датата на крайния срок в определен час (напр. в 15:00, съответно 23:59);
• Свързване на отделните програми/ покани (напр. ако е необходима акредитация и едва след това подаване на заявление);
• Създаване на програма/ покана за избрани кандидати въз основа на IČO (съответно ограничаване на достъпа на избрани кандидати по IČO)
• Възможност за задаване на различни видове условия/ ограничения в рамките на програмата (напр. едно IČO – максимум едно заявление);
• Импорт на данни в конкретни програми;
• Търсене в собствени данни (т.е. във вътрешните данни на клиента, които са съхранени/ качени в системата);
• Разширяване на собствените данни – позволява добавяне на нови елементи/ полета към съществуващите данни в системата, било като формуляри за ръчно въвеждане на данни, или като формули за автоматично изчисляване на стойности от други данни.

Създаване на персонализирани формуляри

• Позволява създаването на неограничен брой персонализирани формуляри в рамките на конкретна програма (напр. формуляри за искания за промяна на бюджета, на срока за приключване на проекта, формуляр за усвояване на подкрепата, мониторинг, междинни отчети, отчет за хода на обществените поръчки и др.);
• Формулярите могат да се създават за кандидатите (напр. допълване на данни за хода на поредица обществени поръчки, допълване на данни);
• Формулярът може да има характер на формуляр за промяна (т.е. след попълване на формуляра на кандидата се показва идентичен формуляр със следващия пореден номер);
• Попълването на формуляра може да се настрои в системата според нуждите – във всяка фаза на процеса;
• Известяване на мениджъра за попълването на формуляра, известяване на кандидата за становището на мениджъра;
• Формулярът може да бъде одобрен, върнат за корекция/ допълване или отхвърлен;
• Данните от всеки формуляр могат да се зареждат в шаблони, съответно в други формуляри (напр. данните от формуляра за искане за промяна могат да се заредят във формуляра за окончателния отчет).

Известия

• Масово изпращане на известия / покани до кандидатите;
• Създаване на масови известия според изходния код (напр. до подкрепените кандидати, до всички регистрирани кандидати);
• Системни известия до кандидатите: изпращане на известия за получаване на заявления, за изпращане на покана, за получаване на допълнителни документи по поканата, за отваряне на заявление за допълване, изпращане на заявления – за оценка от оценителите;
• Известяване на неуспешните/ отстранените кандидати, съответно за включване в „резерва“, обвързано със статуса на заявлението;
• Автоматична настройка на текстовете на известията с предварително дефинирани кодове;
• Възможност за редактиране на текстовете в предварително дефинираните известия.

Създаване на експорти и експорт на данни

• Създаване на персонализирани експорти;
• Експорт на данни в xlsx, съответно csv (данни, посочени във формуляра, съответно от процеса на оценяване/ одобряване/ изискване на допълнителни данни и др.).
• Позволява проследяване на хода и изтегляне на окончателните резултати от гласуването чрез три вида предварително дефинирани експорти: а) брой гласували (текущо и окончателно),
• б) брой гласове, дадени за отделните проекти (текущо и окончателно)
• в) експорт на демографски данни за гласувалите (възраст, дейност, източник на информация и др.)

Приемане на заявления за субсидии – систематизиране на контакти и заявления

• Многоезични формуляри (поддръжка на няколко езика);
• Автоматично зареждане и интегриране на данни от централния регистър – след въвеждане на IČO от кандидата
• Конфигуриране на параметри/ изисквания за търсене по IČO: „whitelist и blacklist“ (напр. списък с IČO, на които ще бъде/ няма да бъде позволено напр. да кандидатстват за субсидия),
• Създаване на персонализирани формуляри по поръчка (заявление, междинен/ окончателен отчет, формуляри за допълване на данни) за отделните програми;
• Формулярите се съставят от набор формулярни елементи (според изисквания отговор), които мениджърът на програмата може да добавя, съответно премахва, да редактира формулировката им и да допълва обяснителни текстове;
• Свързване на няколко формуляра (за нуждите на акредитацията и последващото приемане на заявления);
• Създаване на формуляри от целия набор формулярни елементи (директно от мениджъра на програмата). Мениджърът може директно: – да добавя/ премахва/ редактира формулярни елементи, да създава формулировката им/ да допълва обяснителни текстове;
• да задава условия и ограничения в елементите/ текстовите полета;
• създаване на разклонения за избор във формулярите (разклонители);
• възможност за създаване на изскачащи прозорци и изскачащи секции;
• разширен текстов редактор (WYSIWYG редактор)
• конфигуриране на минималната и максималната стойност на клетка с число, чрез формула или израз;
• задаване на изисквания към бюджетите, обвързани с изготвянето на годишните отчети,
• задаване на контрол на прехвърлянето на финансови средства към следващи години и др.;
• създаване на различни формати на реалното усвояване според вида на позицията и специфични ограничения за тези действия;
• възможност за използване на номенклатури във формулярите;
• възможност за създаване и задаване на условия в шаблоните на документи;
• възможност за създаване и използване на собствени шаблони за формулярните елементи;
• създаване на номенклатури, възможност за масово въвеждане на данни и автоматично свързване на основните номенклатури във формуляра;
• ръчно генериране на PDF преглед на формулярите.
• Създаване на достъп до заявлението за упълномощено лице (може да редактира заявлението);
• Приемане на заявления за субсидия, междинни/ окончателни отчети, допълнителни формуляри;
• Възможност за отваряне на заявлението за субсидия за допълване (системата записва датата както на първоначалното, така и на повторното изпращане);
• Проследяване на 72-часовия срок за допълване на заявлението и евентуалното му автоматично затваряне, ако допълване не бъде извършено (връзка със собствения формуляр „Formálna kontrola“, извършвана от мениджъра); Търсене на кандидати, проекти;
• Въвеждане на информационни текстове за кандидатите (ключова информация за поканата за кандидатите, с връзки към пълния текст);
• Печат на избрани раздели от формуляра;
• Печат, компресиране на формуляри, съответно изтегляне в pdf;
• Изтегляне на подадените заявления с приложенията в pdf;
• Копиране/ споделяне на създадените формуляри;
• Въвеждане на съобщения във формулярите;
• Прикачване на приложения към формулярите;
• Електронен подпис на заявления чрез SIGNI, KEP, съответно чрез UPVS Slovensko.sk
• Възможност за подаване на заявления по поканата директно от представителите на възложителя;
• Скриване на шаблоните на формулярите (на ниво заявления и оценки), така че да не са видими за други потребители

Получаване на допълнителни данни чрез допълнителни формуляри

• Създаване на неограничен брой персонализирани формуляри
• Позволява да се определи показването им според целевата група: А) достъпни само за мениджърите, Б) достъпни за кандидатите, В) достъпни за оценителите, съответно Г) комбинация от А) и В).
• Допълнителните формуляри могат да изпълняват различни функции: получаване на данни от кандидатите или информиране на мениджърите от кандидатите за промяна (напр. уведомление за промяна, съответно подаване на искане за промяна и т.н.). Формулярите, достъпни за мениджърите, обикновено служат за целите на регистрирането на данни за проекта (напр. записване на резултатите от административно-финансовия контрол и др.)
• Системата позволява допълнителните формуляри, достъпни за кандидатите, да бъдат одобрени, върнати за корекция/ допълване или отхвърлени.
• Попълването на формуляра може да се настрои в системата според нуждите – във всяка фаза на процеса;
• Известяване на мениджъра за попълването на формуляра, известяване на кандидата за становището на мениджъра;
• Експорт на данни от всички видове допълнителни формуляри в договори/ експорти.

Процес на оценяване – предоставяне на проектите за разглеждане от комисията/гражданския съвет

• Създаване на достъп за оценителите/ членовете на комисията;
• Самостоятелен достъп/ независима регистрация на оценителите с регистрационен формуляр (по-късно с последващо одобрение и възможност за създаване на договор). Включва:
• създаване на собствен регистрационен формуляр специално за оценителите;
• създаване на профилен формуляр за оценителите (попълване на данни директно от оценителите);
• създаване на профилен формуляр за членовете на оценителните комисии;
• създаване на собствен формуляр за записване на допълнителни данни за потребителите (т.е. информация, която не е част от стандартните полета на потребителския профил).
• Оценяване на заявленията въз основа на определени критерии (като всяка програма/ покана може да има различни критерии);
• Целенасочено, съответно случайно разпределяне на проектите между оценителите (според договорени параметри, напр. експертиза или конфликт на интереси);
• Настройка на оценяването за изчисляване на сбора/съответно средната стойност на точките за едно оценяване, съответно изчисляване на средната стойност/ сбора на точките от всички оценявания;
• Настройка на възможност за трето оценяване в случай, че двете предходни оценявания се различават с 30 % или повече;
• Системата генерира окончателната оценка чрез „обобщаване“ на данните от всички оценявания (обща оценка, оценката, дадена от отделните оценители, оценката, постигната по отделните критерии);
• Възможност за задаване на автоматични критерии за оценяване с предварително определена тежест за конкретния критерий
• Автоматично преизчисляване на съществуващите оценявания (при необходимост);
• Предоставяне на заявленията само за преглед;
• Експорт на оценките на оценителите (техните бележки);
• Печат на заявления за оценителите, съответно изтегляне в pdf;
• Изтегляне на оценките в pdf;
• Предоставяне на обратна връзка на кандидатите (напр. по кои критерии са получили най-малко точки).

Процес на одобряване

• След приключване на оценяването системата автоматично създава преглед на заявленията според резултатите от оценяването;
• Позволява подреждане на оценените заявления според броя получени точки, съответно според други критерии;
• В случай че комисията намали одобрените суми, позволява въвеждане на коригираната/ намалената сума;
• Позволява въвеждане на окончателното становище на оценителната комисия, напр. под формата на самоличност на допълнителен оценител (въвежда се от представител на възложителя);
• В случай че исканите суми са одобрени в пълен размер, системата автоматично попълва одобрените суми – въз основа на сумата от общия бюджет;
• Позволява постепенно одобряване на заявленията в програмата/ поканата.
• Пряко одобряване на заявления (т.е. без оценители)
• Позволява регистриране на заявления „в резерва“.
• Позволява масово превключване на заявленията в статус подкрепени/ отхвърлени в края на процеса на оценяване

Включване на обществеността в гласуване чрез SMS

• Системата позволява на гласуващия да гласува от един тел. номер само веднъж.
• Еднократно гласуване (гласуващият може да гласува от един телефонен номер само веднъж. Гласуването може да бъде ограничено само за тел. номера със словашки/чешки код)
• Възможност за избор между едноетапно и двуетапно гласуване (напр. първо гласуване за граждански проекти, след това за задания за града).
• Задаване на броя проекти, за които може да се гласува. Гласуващият може да даде гласа си на няколко проекта – според вашето задание (минимален и максимален брой проекти). Минималният и максималният брой гласове е по избор;
• Превключване на инстанцията към II фаза на процеса – Обществено гласуване;
• Избор между няколко уиджета за гласуване според нуждите на клиента (уиджетите могат да бъдат анонимни, съответно да позволяват събиране на различни данни – напр. възраст, имейл, тел. номер, откъде гласуващият е научил за програмата и др.);
• Подкрепя прозрачността на процеса на гласуване, като автоматично актуализира броя на гласовете и текущо показва общия брой получени гласове за конкретния проект;
• Текущ преглед на участието на обществеността в гласуването чрез три вида предварително дефинирани експорти.
• Публикуване на резултатите
• Автоматично приключване на гласуването в 23:59:59;
• Превключване на инстанцията към III фаза на процеса – Резултати от гласуването;
• След приключване на гласуването системата създава класиране на проектите според броя получени гласове – от най-високия към най-ниския;
• Отбелязване на „успешните“ проекти, които получават субсидия.

Генериране на договори

• Генериране на договори във формат pdf/word/odt по шаблон;
• Изпращане на генерираните документи – масово/ поотделно по имейл до кандидатите (регистрираните, лицата за контакт и законните представители в заявлението);
• Възможност за импорт на данни от формулярите на заявленията, съответно на одобрената сума, от допълнителните формуляри;
• Електронен подпис на заявления чрез SIGNI, KEP, съответно чрез UPVS Slovensko.sk.

Генериране на становища/уведомления/решения

• Възможност за създаване на различни видове уведомления/ становища по шаблони и генерирането им под формата на pdf, съответно word документи, съдържащи данните, посочени в отделните формуляри (напр. в заявлението за субсидия, в междинния, съответно окончателния отчет или в персонализиран формуляр).
• Генериране на уведомления/ становища/ решения (подобно на договорите) към заявленията;
• Възможност за редактиране на вече генерирани решения и качване на редактирани документи.
• Изпращане на генерираните становища – масово, съответно индивидуално по имейл;

Усвояване на подкрепата

• Настройка на погасителен график
• Проследяване на усвояването на подкрепата

Мониторинг

• —

Приемане на междинни и окончателни финансови отчети за предоставената субсидия

• —

Финансов контрол

• —

Функционалности, предоставяни на кандидата

• Регистрация на кандидата в програмата чрез потвърждаване на връзка, изпратена на имейла;
• Непрекъснат достъп до профила, който съдържа преглед на подадените заявления, чрез имейл и парола (24/7);
• Интуитивно попълване на формуляра – заявление за субсидия;
• Непрекъснат достъп до подкрепения проект, образеца на искане за промяна на бюджета, формуляра за изготвяне на окончателния финансов отчет и др.;
• Печат на попълнения формуляр, съответно изтегляне на заявлението в pdf;
• Възможност за допълване на проекта;
• Възможност за изпращане на искане за промяна на бюджета/ графика;
• Проследяване в какъв статус се намира заявлението / проектът;
• Достъп до договора;
• Попълване на формуляра за междинния/ окончателния отчет/ финансов отчет;
• Преглед, хранилище и регистър на финансовите документи.

Допълнителни дейности

• —