Efektivně, jednoduše,
přehledně

Nastavení instance a přístupů

• Vytvoření a nastavení instance (logo, vizuál formulářů, vizitka a podpis pod e-mailem, uvítací texty);
• Vytvoření/ nasazení grafického návrhu titulní stránky pro dotační programy;
• Vytvoření různých úrovní přístupu pro nadřízené/ manažery/ týmy a zprostředkující subjekt a jejich přiřazování k jednotlivým programům;
• Konfigurace a definování skupin uživatelů s odlišnými úrovněmi přístupu (např. v případě přístupu spolupracovníků k žádostem/ podpořeným projektům);
• Odesílání pozvánek uživatelům s požadavkem na udělení souhlasu podle GDPR.
• Řešení pro více rolí pro jednoho uživatele (např. žadatel může mít i roli hodnotitele)
• Nasazení personalizované úvodní stránky podle grafického designu klienta do externí části systému pro jednotlivé fáze programu (informace o výzvě (zásady/ pravidla), timeline apod.)

Správa různých dotačních výzev/programů

• Vytváření dotačních výzev/ programů;
• Vytvoření nadřazených (parent) programů, pod které spadají další podprogramy (umožňuje jejich propojení a správu v hierarchické struktuře);
• Konfigurace nadřazeného programu (tzv. „nadprogram“);
• Definování „nadprogramu“ s nadřazeným formulářem (nadprogram zahrnuje skupinu programů, které je možné později administrovat společně jako celek, např. v procesu hodnocení);
• Vytvoření vlastního formuláře pro definování požadavků a limitů stanovených programem;
• Otevření více programů paralelně;
• Automatické uzavření programu ke dni uzávěrky v konkrétní hodinu (např. v 15:00, resp. 23:59);
• Propojování jednotlivých programů/ výzev (např. pokud je potřebná akreditace a až následně předložení žádosti);
• Vytvoření programu/ výzvy pro vybrané žadatele na základě IČO (resp. zamezení přístupu vybraným žadatelům podle IČO)
• Možnost nastavení různých typů podmínek/ omezení v rámci programu (např. jedno IČO – max. jedna žádost);
• Import dat do konkrétních programů;
• Vyhledávání ve vlastních datech (tj. v interních datech klienta, která jsou uložena/ nahrána do systému);
• Rozšíření vlastních dat – umožňuje doplňování nových položek/ polí do existujících dat v systému, a to buď jako formuláře pro ruční zadávání údajů, nebo jako vzorce pro automatický výpočet hodnot z jiných dat.

Tvorba personalizovaných formulářů

• Umožňuje tvorbu neomezeného počtu personalizovaných formulářů v rámci konkrétního programu (např. formuláře pro žádosti o změnu rozpočtu, termínu ukončení projektu, formulář pro čerpání podpory, monitoring, průběžné zprávy, zprávu o průběhu zadávání zakázek apod.);
• Formuláře je možné tvořit pro žadatele (např. doplnění údajů o průběhu série veřejných zakázek, doplnění údajů);
• Formulář může mít charakter změnového formuláře (tj. po vyplnění formuláře se žadateli zobrazí identický formulář s následujícím pořadovým číslem);
• Vyplnění formuláře je možné nastavit v systému podle potřeby – v kterékoli fázi procesu;
• Notifikování manažera o vyplnění formuláře, notifikace žadatele o stanovisku manažera;
• Formulář je možné schválit, vrátit k úpravě/ doplnění, zamítnout;
• Údaje z kteréhokoli formuláře je možné načíst do šablon, resp. jiných formulářů (např. údaje z formuláře žádosti o změnu je možné načíst do formuláře závěrečné zprávy).

Notifikace

• Hromadné odesílání notifikací / výzev žadatelům;
• Tvorba hromadných notifikací podle zdrojového kódu (např. podpořeným žadatelům, všem registrovaným žadatelům);
• Systémové notifikace žadatelům: zasílání notifikace o přijetí žádostí, o zaslání výzvy, o přijetí doplnění dokladů na výzvu, o otevření žádosti k doplnění, odeslání žádostí – k hodnocení hodnotitelům;
• Notifikace neúspěšných/ vyřazených žadatelů/ resp. o zařazení do „zásobníku“ vázaná na stav žádosti;
• Automatické nastavení textů notifikací s předdefinovanými kódy;
• Možnost úpravy textů v předdefinovaných notifikacích.

Tvorba exportů a export dat

• Tvorba personalizovaných exportů;
• Export údajů v xlsx, resp. csv (údaje uvedené ve formuláři, resp. z procesu hodnocení/ schvalování/ vyžádání doplňujících údajů apod.).
• Umožňuje sledování průběhu a stažení finálních výsledků hlasování prostřednictvím tří typů předdefinovaných exportů: a) počet hlasujících (průběžně i finální),
• b) počet hlasů přidělených jednotlivým projektům (průběžně i finální)
• c) export demografických údajů o hlasujících (věk, působení, zdroj informací apod.)

Příjem žádostí o dotace – systematizace kontaktů a žádostí

• Vícejazyčné formuláře (podpora pro více jazyků);
• Automatické načtení a integrování údajů z centrálního registru – po zadání IČO žadatelem
• Konfigurace parametrů/ požadavků pro vyhledávání podle IČO: „whitelist a blacklist“ (např. seznam IČO, kterým bude/ nebude umožněno např. ucházet se o dotaci);
• Vytvoření personalizovaných formulářů na míru (žádost, průběžná/ závěrečná zpráva, formuláře za účelem doplnění údajů) pro jednotlivé programy;
• Formuláře jsou tvořeny ze spektra formulářových položek (podle požadované odpovědi), které může manažer programu přiřazovat, resp. odebírat, upravovat jejich znění, doplňovat vysvětlující texty;
• Propojení více formulářů (pro potřeby akreditace a následného přijímání žádostí);
• Tvorba formulářů z celého spektra formulářových položek (přímo manažerem programu). Přímo manažer může: – přiřazovat/ odebírat/ upravovat formulářové položky, tvořit jejich znění/ doplňovat vysvětlující texty;
• nastavovat podmínky a limity v položkách/ textových polích;
• tvorba výběrových větví ve formulářích (rozcestníky);
• možnost tvořit popup okna a popup sekce;
• rozšířený editor textu (WYSIWYG editor)
• konfigurace minimální a maximální hodnoty buňky číslem, pomocí vzorce nebo výrazu;
• nastavovat požadavky k rozpočtům vázané během vypracovávání ročních zpráv,
• nastavovat kontrolu přesunu finančních prostředků do dalších let apod.;
• vytvořit různé formáty reálného čerpání podle typu položky a specifické limity pro tyto úkony;
• možnost využívat číselníky ve formulářích;
• možnost tvořit a zadávat podmínky v dokumentových šablonách;
• možnost vytvářet a používat vlastní šablony pro formulářové prvky;
• tvorba číselníků, možnost hromadného vložení údajů a automatické propojení nadřazených číselníků ve formuláři;
• ruční generování náhledu PDF pro formuláře.
• Vytvoření přístupu k žádosti oprávněné osobě (může žádost editovat);
• Příjem žádostí o dotaci, průběžných/ závěrečných zpráv, doplňujících formulářů;
• Možnost otevření žádosti o dotaci k doplnění (systém zaznamenává datum původního i opakovaného odeslání);
• Sledování časové lhůty 72 h pro doplnění žádosti a její případné automatické uzavření, pokud k doplnění nedojde (propojení na vlastní formulář „Formální kontrola“ prováděnou manažerem); Vyhledávání žadatelů, projektů;
• Vkládání informačních textů pro žadatele (klíčové informace o výzvě pro žadatele s odkazy na kompletní znění);
• Tisk vybraných sekcí z formuláře;
• Tisk, komprimování formulářů, resp. stažení v pdf;
• Stažení předložených žádostí s přílohami v pdf;
• Kopírování/ sdílení vytvořených formulářů;
• Vkládání oznámení do formulářů;
• Vkládání příloh do formulářů;
• Elektronický podpis žádostí prostřednictvím SIGNI, KEP, resp. přes UPVS Slovensko.sk
• Možnost vkládání žádostí do výzvy přímo zástupci objednatele;
• Skrýt šablony formulářů (na úrovni žádostí a hodnocení) tak, aby nebyly viditelné dalším uživatelům

Získávání doplňujících údajů prostřednictvím doplňkových formulářů

• Vytvoření neomezeného počtu personalizovaných formulářů
• Umožňuje určit jejich zobrazení podle cílové skupiny: A) přístupné jen pro manažery a B) přístupné žadatelům, c) přístupné hodnotitelům, resp. d) kombinaci A) a C).
• Doplňující formuláře mohou plnit různé funkce: získávání údajů od žadatelů nebo žadatelé informují manažery o změně (např. oznámení o změně, resp. podání žádosti o změnu atd.). Formuláře přístupné manažerům obvykle slouží pro účely evidence údajů o projektu (např. zaznamenání výsledků z administrativně-finanční kontroly apod.)
• Doplňující formuláře přístupné žadatelům umožňuje systém schválit, vrátit k úpravě/ doplnění, zamítnout.
• Vyplnění formuláře je možné nastavit v systému podle potřeby – v kterékoli fázi procesu;
• Notifikování manažera o vyplnění formuláře, notifikace žadatele o stanovisku manažera;
• Export dat ze všech typů dodatečných formulářů do smluv/ exportů.

Hodnoticí proces – zpřístupnění projektů k posouzení komisi/občanské radě

• Vytvoření přístupu hodnotitelům/ členům komise;
• Samostatný přístup/ nezávislá registrace posuzovatelů s registračním formulářem (později s následným schvalováním a možností vytvoření smlouvy). Zahrnuje:
• vytvoření vlastního registračního formuláře speciálně pro hodnotitele;
• vytvoření profilového formuláře pro hodnotitele (vyplňování údajů přímo hodnotiteli);
• vytvoření profilového formuláře pro členy hodnoticích komisí;
• vytvoření vlastního formuláře za účelem zaznamenávání dodatečných údajů o uživatelích (tj. informací, které nejsou součástí standardních polí uživatelského profilu).
• Hodnocení žádostí na základě definovaných kritérií (přičemž každý program/ výzva může mít jiná kritéria);
• Záměrné, resp. náhodné přiřazování projektů hodnotitelům (podle dohodnutých parametrů, např. expertíza nebo střet zájmů);
• Nastavení hodnocení na výpočet součtu/resp. průměru bodů za jedno hodnocení, resp. výpočet průměru/ součtu bodů všech hodnocení;
• Nastavení možnosti 3. hodnocení v případě, kdy se 2 předchozí hodnocení liší o 30 % a více;
• Systém vygeneruje finální bonitu „souhrnem“ údajů ze všech hodnocení (celková bonita, dále bonita, kterou mu udělili jednotliví hodnotitelé, bonita dosažená v jednotlivých kritériích);
• Možnost zadat automatická kritéria hodnocení s předdefinovanou vahou pro konkrétní kritérium
• Automatické přepočítání existujících hodnocení (v případě potřeby);
• Zpřístupnění žádostí jen k prohlížení;
• Export hodnocení hodnotitelů (jejich poznámek);
• Tisk žádostí pro hodnotitele, resp. stažení v pdf;
• Stažení hodnocení v pdf;
• Poskytnutí zpětné vazby žadatelům (např. ve kterých kritériích dosáhli nejnižšího počtu bodů).

Schvalovací proces

• Po finalizaci hodnocení systém automaticky vytvoří přehled žádostí podle výsledků hodnocení;
• Umožňuje seřadit ohodnocené žádosti podle počtu získaných bodů, resp. jiných kritérií;
• V případě, že komise sníží schválené částky, umožňuje vložení upravené/ snížené částky;
• Umožňuje vložení záv. stanoviska hodnoticí komise např. formou identity dalšího hodnotitele (vkládal by zástupce objednatele);
• V případě, že jsou požadované částky schváleny v plné výši, systém automaticky vyplní schválené částky – na základě částky z celkového rozpočtu;
• Umožňuje postupné schvalování žádostí v programu/ výzvě.
• Přímé schvalování žádostí (tj. bez hodnotitelů)
• Umožňuje evidenci žádostí „do zásobníku“.
• Umožňuje hromadné přepnutí žádostí do stavu podpořené/ zamítnuté na konci hodnoticího procesu

Zapojení veřejnosti do hlasování přes SMS

• Systém umožňuje hlasujícímu hlasovat z jednoho tel. čísla jen jednou.
• Jednorázové hlasování (hlasující může hlasovat z jednoho telefonního čísla pouze jednou. Hlasování je možné omezit jen pro tel. čísla se slovenskou/českou předvolbou)
• Možnost výběru mezi jednostupňovým a dvoustupňovým hlasováním (např. nejprve hlasování o občanských projektech, následně o zadáních pro město).
• Nastavení počtu projektů, pro které je možné hlasovat. Hlasující může dát svůj hlas více projektům – podle vašeho zadání (minimální a maximální počet projektů). Minimální a maximální počet hlasů je volitelný;
• Přepnutí instance do II. fáze procesu – Veřejného hlasování;
• Výběr z více hlasovacích widgetů podle potřeb klienta (widgety mohou být anonymní, resp. umožňují sbírat různé údaje – např. věk, e-mail, tel. č., odkud se hlasující dozvěděl o programu apod.);
• Podporuje transparentnost procesu hlasování tím, že automaticky aktualizuje počet hlasů a průběžně zobrazuje celkový počet získaných hlasů pro konkrétní projekt;
• Průběžný přehled o zapojení veřejnosti do hlasování prostřednictvím tří typů předdefinovaných exportů.
• Zveřejnění výsledků
• Automatické ukončení hlasování ve 23:59:59;
• Přepnutí instance do III. fáze procesu – Výsledky hlasování;
• Po ukončení hlasování systém vytvoří pořadí projektů podle počtu získaných hlasů od nejvyššího po nejnižší;
• Označení „úspěšných“ projektů, které získají dotaci.

Generování smluv

• Generování smluv ve formátu pdf/word/odt podle šablony;
• Odeslání vygenerovaných dokumentů – hromadně/ jednotlivě na e-mail žadatelů (registrovaných, kontaktních osob a statutárních zástupců v žádosti);
• Možnost importování dat z formulářů žádostí, resp. schválené částky, z doplňujících formulářů;
• Elektronický podpis žádostí prostřednictvím SIGNI; KEP, resp. přes UPVS Slovensko.sk.

Generování stanovisek/vyrozumění/rozhodnutí

• Možnost vytvoření různých typů vyrozumění/ stanovisek podle šablon a jejich generování v podobě pdf, resp. word dokumentů obsahujících údaje uvedené v jednotlivých formulářích (např. v žádosti o dotaci, v průběžné, resp. závěrečné zprávě či v personalizovaném formuláři).
• Generování vyrozumění/ stanovisek/ rozhodnutí (podobně jako smluv) k žádostem;
• Možnost úpravy již vygenerovaných rozhodnutí a nahrání upravených dokumentů.
• Odesílání vygenerovaných stanovisek – hromadně, resp. individualizovaně e-mailem;

Čerpání podpory

• Nastavení splátkového kalendáře
• Sledování čerpání podpory

Monitoring

• —

Příjem průběžných a závěrečných vyúčtování poskytnuté dotace

• —

Finanční kontrola

• —

Funkcionality poskytované žadateli

• Registrace žadatele do programu přes potvrzení odkazu zaslaného na e-mail;
• Nepřetržitý přístup do účtu, který obsahuje přehled předložených žádostí, prostřednictvím e-mailu a hesla (24/7);
• Intuitivní vyplňování formuláře – žádosti o dotaci;
• Nepřetržitý přístup k podpořenému projektu, vzoru žádosti o změnu rozpočtu, formuláři pro vypracování závěrečného vyúčtování a jiné;
• Tisk vyplněného formuláře, resp. stažení žádosti v pdf;
• Možnost doplnění projektu;
• Možnost odeslání žádosti o změnu rozpočtu/ harmonogramu;
• Sledování, v jakém stavu se žádost / projekt nachází;
• Přístup ke smlouvě;
• Vyplňování formuláře průběžné/ závěrečné zprávy/ vyúčtování;
• Přehled, úložiště a evidence finančních dokladů.

Práce navíc

• —