Učinkovito, preprosto,
pregledno

Nastavitev instance in dostopov

• Ustvarjanje in nastavitev instance (logotip, videz obrazcev, vizitka in podpis v e-pošti, pozdravna besedila);
• Priprava/ uvedba grafične zasnove naslovne strani za dotacijske programe;
• Ustvarjanje različnih ravni dostopa za nadrejene/ menedžerje/ ekipe in posredniški organ ter njihovo dodeljevanje posameznim programom;
• Konfiguracija in opredelitev skupin uporabnikov z različnimi ravnmi dostopa (npr. pri dostopu sodelavcev do vlog/ podprtih projektov);
• Pošiljanje povabil uporabnikom z zahtevo za privolitev v skladu z GDPR.
• Rešitev za več uporabniških vlog pri enem uporabniku (npr. prijavitelj je lahko hkrati tudi ocenjevalec)
• Uvedba prilagojene uvodne strani po grafičnem oblikovanju stranke v zunanji del sistema za posamezne faze programa (informacije o razpisu (načela/ pravila), časovnica ipd.)

Upravljanje različnih dotacijskih razpisov/programov

• Ustvarjanje dotacijskih razpisov/ programov;
• Ustvarjanje nadrejenih (parent) programov, ki jim pripadajo nadaljnji podprogrami (omogoča njihovo povezovanje in upravljanje v hierarhični strukturi);
• Konfiguracija nadrejenega programa (t. i. „nadprogram“);
• Opredelitev „nadprograma“ z nadrejenim obrazcem (nadprogram zajema skupino programov, ki jih je mogoče pozneje upravljati skupaj kot celoto, npr. v postopku ocenjevanja);
• Ustvarjanje lastnega obrazca za opredelitev zahtev in omejitev, ki jih določa program;
• Vzporedno odpiranje več programov;
• Samodejno zaprtje programa na dan roka ob določeni uri (npr. ob 15:00 oziroma 23:59);
• Povezovanje posameznih programov/ razpisov (npr. če je potrebna akreditacija in šele nato oddaja vloge);
• Ustvarjanje programa/ razpisa za izbrane prijavitelje na podlagi IČO (oziroma preprečitev dostopa izbranim prijaviteljem glede na IČO)
• Možnost nastavitve različnih vrst pogojev/ omejitev v okviru programa (npr. en IČO – največ ena vloga);
• Uvoz podatkov v posamezne programe;
• Iskanje po lastnih podatkih (tj. po internih podatkih stranke, ki so shranjeni/ naloženi v sistem);
• Razširitev lastnih podatkov – omogoča dodajanje novih postavk/ polj obstoječim podatkom v sistemu, bodisi kot obrazce za ročni vnos podatkov bodisi kot formule za samodejni izračun vrednosti iz drugih podatkov.

Ustvarjanje prilagojenih obrazcev

• Omogoča ustvarjanje neomejenega števila prilagojenih obrazcev v okviru posameznega programa (npr. obrazci za zahtevke za spremembo proračuna, roka zaključka projekta, obrazec za črpanje podpore, spremljanje, vmesna poročila, poročilo o poteku javnega naročanja ipd.);
• Obrazce je mogoče ustvarjati za prijavitelje (npr. dopolnitev podatkov o poteku serije javnih naročil, dopolnitev podatkov);
• Obrazec je lahko obrazec za spremembe (tj. po izpolnitvi obrazca se prijavitelju prikaže enak obrazec z naslednjo zaporedno številko);
• Izpolnjevanje obrazca je mogoče v sistemu nastaviti po potrebi – v kateri koli fazi postopka;
• Obveščanje menedžerja o izpolnitvi obrazca, obveščanje prijavitelja o mnenju menedžerja;
• Obrazec je mogoče odobriti, vrniti v popravek/ dopolnitev ali zavrniti;
• Podatke iz katerega koli obrazca je mogoče prenesti v predloge oziroma druge obrazce (npr. podatke iz obrazca zahtevka za spremembo je mogoče prenesti v obrazec zaključnega poročila).

Obvestila

• Množično pošiljanje obvestil / pozivov prijaviteljem;
• Ustvarjanje množičnih obvestil glede na izvorno kodo (npr. podprtim prijaviteljem, vsem registriranim prijaviteljem);
• Sistemska obvestila prijaviteljem: pošiljanje obvestil o prejemu vlog, o poslanem pozivu, o prejemu dopolnitve dokumentov na poziv, o odprtju vloge za dopolnitev, pošiljanje vlog – v ocenjevanje ocenjevalcem;
• Obveščanje neuspešnih/ izločenih prijaviteljev oziroma o uvrstitvi na „rezervni seznam“, vezano na stanje vloge;
• Samodejna nastavitev besedil obvestil s predefiniranimi kodami;
• Možnost urejanja besedil v predefiniranih obvestilih.

Ustvarjanje izvozov in izvoz podatkov

• Ustvarjanje prilagojenih izvozov;
• Izvoz podatkov v formatu xlsx oziroma csv (podatki iz obrazca oziroma iz postopka ocenjevanja/ odobritve/ zahteve za dodatne podatke ipd.).
• Omogoča spremljanje poteka in prenos končnih rezultatov glasovanja prek treh vrst predefiniranih izvozov: a) število glasujočih (sprotno in končno),
• b) število glasov, dodeljenih posameznim projektom (sprotno in končno)
• c) izvoz demografskih podatkov o glasujočih (starost, delovanje, vir informacij ipd.)

Sprejemanje vlog za dotacije – sistematizacija stikov in vlog

• Večjezični obrazci (podpora za več jezikov);
• Samodejni prenos in vključitev podatkov iz centralnega registra – po vnosu IČO s strani prijavitelja
• Konfiguracija parametrov/ zahtev za iskanje po IČO: „whitelist in blacklist“ (npr. seznam IČO, ki jim bo/ ne bo omogočeno npr. kandidirati za dotacijo),
• Ustvarjanje prilagojenih obrazcev po meri (vloga, vmesno/ zaključno poročilo, obrazci za dopolnitev podatkov) za posamezne programe;
• Obrazci so sestavljeni iz nabora elementov obrazca (glede na zahtevani odgovor), ki jih lahko menedžer programa dodaja oziroma odstranjuje, ureja njihovo besedilo in dopolnjuje pojasnjevalna besedila;
• Povezovanje več obrazcev (za potrebe akreditacije in poznejšega sprejemanja vlog);
• Ustvarjanje obrazcev iz celotnega nabora elementov obrazca (neposredno s strani menedžerja programa). Menedžer lahko neposredno: – dodaja/ odstranjuje/ ureja elemente obrazca, oblikuje njihovo besedilo/ dopolnjuje pojasnjevalna besedila;
• nastavlja pogoje in omejitve v elementih/ besedilnih poljih;
• ustvarjanje izbirnih vej v obrazcih (razcepi);
• možnost ustvarjanja pojavnih oken in pojavnih razdelkov;
• razširjeni urejevalnik besedila (urejevalnik WYSIWYG)
• konfiguracija najmanjše in največje vrednosti celice s številom, formulo ali izrazom;
• nastavlja zahteve za proračune, vezane na pripravo letnih poročil,
• nastavlja nadzor prenosa finančnih sredstev v naslednja leta ipd.;
• ustvari različne oblike dejanskega črpanja glede na vrsto postavke in posebne omejitve za ta dejanja;
• možnost uporabe šifrantov v obrazcih;
• možnost ustvarjanja in vnašanja pogojev v predlogah dokumentov;
• možnost ustvarjanja in uporabe lastnih predlog za elemente obrazca;
• ustvarjanje šifrantov, možnost množičnega vnosa podatkov in samodejno povezovanje nadrejenih šifrantov v obrazcu;
• ročno generiranje predogleda PDF za obrazce.
• Omogočanje dostopa do vloge pooblaščeni osebi (ki lahko vlogo ureja);
• Sprejemanje vlog za dotacijo, vmesnih/ zaključnih poročil in dodatnih obrazcev;
• Možnost odprtja vloge za dotacijo za dopolnitev (sistem beleži datum prvotne in ponovne oddaje);
• Spremljanje 72-urnega roka za dopolnitev vloge in njeno morebitno samodejno zaprtje, če do dopolnitve ne pride (povezava z lastnim obrazcem „Formálna kontrola“, ki ga izvede menedžer); iskanje prijaviteljev, projektov;
• Vnašanje informativnih besedil za prijavitelje (ključne informacije o razpisu za prijavitelje s povezavami do celotnega besedila);
• Tiskanje izbranih razdelkov obrazca;
• Tiskanje in stiskanje obrazcev oziroma prenos v pdf;
• Prenos oddanih vlog s prilogami v pdf;
• Kopiranje/ deljenje ustvarjenih obrazcev;
• Vstavljanje obvestil v obrazce;
• Vstavljanje prilog v obrazce;
• Elektronski podpis vlog prek SIGNI, KEP oziroma prek UPVS Slovensko.sk
• Možnost, da vloge v razpis vnesejo neposredno predstavniki naročnika;
• Skrivanje predlog obrazcev (na ravni vlog in ocen), da jih drugi uporabniki ne vidijo

Pridobivanje dodatnih podatkov prek dodatnih obrazcev

• Ustvarjanje neomejenega števila prilagojenih obrazcev
• Omogoča določitev njihovega prikaza glede na ciljno skupino: A) dostopni samo menedžerjem in B) dostopni prijaviteljem, c) dostopni ocenjevalcem oziroma d) kombinacija A) in C).
• Dodatni obrazci lahko opravljajo različne funkcije: pridobivanje podatkov od prijaviteljev ali obveščanje menedžerjev s strani prijaviteljev o spremembi (npr. obvestilo o spremembi oziroma oddaja zahtevka za spremembo itd.). Obrazci, dostopni menedžerjem, običajno služijo za evidentiranje podatkov o projektu (npr. beleženje rezultatov administrativno-finančnega nadzora ipd.)
• Dodatne obrazce, dostopne prijaviteljem, sistem omogoča odobriti, vrniti v popravek/ dopolnitev ali zavrniti.
• Izpolnjevanje obrazca je mogoče v sistemu nastaviti po potrebi – v kateri koli fazi postopka;
• Obveščanje menedžerja o izpolnitvi obrazca, obveščanje prijavitelja o mnenju menedžerja;
• Izvoz podatkov iz vseh vrst dodatnih obrazcev v pogodbe/ izvoze.

Postopek ocenjevanja – omogočanje dostopa do projektov komisiji/svetu občanov za presojo

• Omogočanje dostopa ocenjevalcem/ članom komisije;
• Samostojen dostop/ neodvisna registracija ocenjevalcev z registracijskim obrazcem (pozneje z naknadno odobritvijo in možnostjo priprave pogodbe). Vključuje:
• ustvarjanje lastnega registracijskega obrazca posebej za ocenjevalce;
• ustvarjanje profilnega obrazca za ocenjevalce (podatke vnašajo neposredno ocenjevalci);
• ustvarjanje profilnega obrazca za člane ocenjevalnih komisij;
• ustvarjanje lastnega obrazca za beleženje dodatnih podatkov o uporabnikih (tj. informacij, ki niso del standardnih polj uporabniškega profila).
• Ocenjevanje vlog na podlagi opredeljenih meril (pri čemer ima lahko vsak program/ razpis drugačna merila);
• Namensko oziroma naključno dodeljevanje projektov ocenjevalcem (glede na dogovorjene parametre, npr. strokovnost ali nasprotje interesov);
• Nastavitev ocenjevanja za izračun vsote/oz. povprečja točk za eno oceno oziroma izračun povprečja/ vsote točk vseh ocen;
• Nastavitev možnosti 3. ocene, kadar se 2 predhodni oceni razlikujeta za 30 % ali več;
• Sistem ustvari končni rezultat z „združitvijo“ podatkov iz vseh ocen (skupni rezultat, nadalje rezultat, ki so ga dodelili posamezni ocenjevalci, rezultat, dosežen pri posameznih merilih);
• Možnost vnosa samodejnih meril ocenjevanja s predhodno določeno utežjo za posamezno merilo
• Samodejni ponovni izračun obstoječih ocen (po potrebi);
• Dostop do vlog samo za ogled;
• Izvoz ocen ocenjevalcev (njihovih opomb);
• Tiskanje vlog za ocenjevalce oziroma prenos v pdf;
• Prenos ocen v pdf;
• Posredovanje povratnih informacij prijaviteljem (npr. pri katerih merilih so dosegli najmanj točk).

Postopek odobritve

• Po zaključku ocenjevanja sistem samodejno pripravi pregled vlog glede na rezultate ocenjevanja;
• Omogoča razvrstitev ocenjenih vlog glede na število pridobljenih točk oziroma druga merila;
• Če komisija zniža odobrene zneske, omogoča vnos prilagojenega/ znižanega zneska;
• Omogoča vnos zaključnega mnenja ocenjevalne komisije, npr. v obliki identitete dodatnega ocenjevalca (vnesel bi ga predstavnik naročnika);
• Če so zahtevani zneski odobreni v celoti, sistem samodejno izpolni odobrene zneske – na podlagi zneska iz skupnega proračuna;
• Omogoča postopno odobravanje vlog v programu/ razpisu.
• Neposredno odobravanje vlog (tj. brez ocenjevalcev)
• Omogoča evidentiranje vlog „na rezervni seznam“.
• Omogoča množično preklapljanje vlog v stanje podprto/ zavrnjeno ob koncu postopka ocenjevanja

Vključevanje javnosti v glasovanje prek SMS

• Sistem glasujočemu omogoča, da z ene tel. številke glasuje samo enkrat.
• Enkratno glasovanje (glasujoči lahko z ene telefonske številke glasuje samo enkrat. Glasovanje je mogoče omejiti samo na tel. številke s slovaško/češko predpono)
• Možnost izbire med enostopenjskim in dvostopenjskim glasovanjem (npr. najprej glasovanje za projekte občanov, nato za naloge za mesto).
• Nastavitev števila projektov, za katere je mogoče glasovati. Glasujoči lahko svoj glas nameni več projektom – glede na vaše zahteve (najmanjše in največje število projektov). Najmanjše in največje število glasov je izbirno;
• Preklop instance v II. fazo postopka – Javno glasovanje;
• Izbira med več pripomočki za glasovanje glede na potrebe stranke (pripomočki so lahko anonimni oziroma omogočajo zbiranje različnih podatkov – npr. starost, e-pošta, tel. št., kje je glasujoči izvedel za program ipd.);
• Podpira preglednost postopka glasovanja s tem, da samodejno posodablja število glasov in sproti prikazuje skupno število pridobljenih glasov za posamezni projekt;
• Sprotni pregled vključenosti javnosti v glasovanje prek treh vrst predefiniranih izvozov.
• Objava rezultatov
• Samodejni zaključek glasovanja ob 23:59:59;
• Preklop instance v III. fazo postopka – Rezultati glasovanja;
• Po zaključku glasovanja sistem pripravi razvrstitev projektov glede na število pridobljenih glasov od največjega do najmanjšega;
• Označitev „uspešnih“ projektov, ki prejmejo dotacijo.

Generiranje pogodb

• Generiranje pogodb v formatu pdf/word/odt po predlogi;
• Pošiljanje ustvarjenih dokumentov – množično/ posamično na e-poštni naslov prijaviteljev (registriranih, kontaktnih oseb in zakonitih zastopnikov iz vloge);
• Možnost uvoza podatkov iz obrazcev vlog oziroma odobrenega zneska in iz dodatnih obrazcev;
• Elektronski podpis vlog prek SIGNI, KEP oziroma prek UPVS Slovensko.sk.

Generiranje mnenj/obvestil/odločb

• Možnost priprave različnih vrst obvestil/ mnenj po predlogah in njihovo generiranje v obliki dokumentov pdf oziroma word, ki vsebujejo podatke iz posameznih obrazcev (npr. iz vloge za dotacijo, iz vmesnega oziroma zaključnega poročila ali iz prilagojenega obrazca).
• Generiranje obvestil/ mnenj/ odločb (podobno kot pogodb) k vlogam;
• Možnost urejanja že ustvarjenih odločb in nalaganja urejenih dokumentov.
• Pošiljanje ustvarjenih mnenj – množično oziroma posamično po e-pošti;

Črpanje podpore

• Nastavitev plačilnega načrta
• Spremljanje črpanja podpore

Spremljanje

• —

Sprejemanje vmesnih in zaključnih finančnih poročil o dodeljeni dotaciji

• —

Finančni nadzor

• —

Funkcionalnosti za prijavitelja

• Registracija prijavitelja v program s potrditvijo povezave, poslane po e-pošti;
• Neprekinjen dostop do računa s pregledom oddanih vlog prek e-poštnega naslova in gesla (24/7);
• Intuitivno izpolnjevanje obrazca – vloge za dotacijo;
• Neprekinjen dostop do podprtega projekta, vzorca zahtevka za spremembo proračuna, obrazca za pripravo zaključnega finančnega poročila in drugo;
• Tiskanje izpolnjenega obrazca oziroma prenos vloge v pdf;
• Možnost dopolnitve projekta;
• Možnost oddaje zahtevka za spremembo proračuna/ časovnega načrta;
• Spremljanje stanja vloge / projekta;
• Dostop do pogodbe;
• Izpolnjevanje obrazca vmesnega/ zaključnega poročila/ finančnega poročila;
• Pregled, hramba in evidenca finančnih listin.

Naviac práce

• —