Učinkovito, jednostavno,
pregledno

Postavljanje instance i pristupa

• Izrada i postavljanje instance (logotip, izgled obrazaca, posjetnica i potpis u e-pošti, tekstovi dobrodošlice);
• Izrada/ implementacija grafičkog rješenja naslovne stranice za programe potpora;
• Izrada različitih razina pristupa za nadređene/ menadžere/ timove i posredničko tijelo te njihovo dodjeljivanje pojedinim programima;
• Konfiguracija i definiranje skupina korisnika s različitim razinama pristupa (npr. u slučaju pristupa suradnika prijavama/ podržanim projektima);
• Slanje pozivnica korisnicima sa zahtjevom za davanje privole prema GDPR-u.
• Rješenje za više uloga jednog korisnika (npr. prijavitelj može imati i ulogu ocjenjivača)
• Implementacija personalizirane početne stranice prema grafičkom dizajnu klijenta u vanjski dio sustava za pojedine faze programa (informacije o pozivu (načela/ pravila), vremenski plan i sl.)

Upravljanje različitim pozivima/programima potpora

• Izrada poziva/ programa potpora;
• Izrada nadređenih (parent) programa kojima pripadaju daljnji potprogrami (omogućuje njihovo povezivanje i upravljanje u hijerarhijskoj strukturi);
• Konfiguracija nadređenog programa (tzv. „nadprogram“);
• Definiranje „nadprograma“ s nadređenim obrascem (nadprogram obuhvaća skupinu programa kojima se kasnije može zajednički upravljati kao cjelinom, npr. u procesu ocjenjivanja);
• Izrada vlastitog obrasca za definiranje zahtjeva i ograničenja utvrđenih programom;
• Paralelno otvaranje više programa;
• Automatsko zatvaranje programa na dan roka u određeni sat (npr. u 15:00, odnosno 23:59);
• Povezivanje pojedinih programa/ poziva (npr. ako je potrebna akreditacija, a tek zatim podnošenje prijave);
• Izrada programa/ poziva za odabrane prijavitelje na temelju IČO-a (odnosno onemogućavanje pristupa odabranim prijaviteljima prema IČO-u)
• Mogućnost postavljanja različitih vrsta uvjeta/ ograničenja u okviru programa (npr. jedan IČO – najviše jedna prijava);
• Uvoz podataka u određene programe;
• Pretraživanje vlastitih podataka (tj. internih podataka klijenta koji su pohranjeni/ učitani u sustav);
• Proširenje vlastitih podataka – omogućuje dodavanje novih stavki/ polja postojećim podacima u sustavu, i to kao obrazaca za ručni unos podataka ili kao formula za automatski izračun vrijednosti iz drugih podataka.

Izrada personaliziranih obrazaca

• Omogućuje izradu neograničenog broja personaliziranih obrazaca u okviru određenog programa (npr. obrasci za zahtjeve za izmjenu proračuna, roka završetka projekta, obrazac za korištenje potpore, praćenje, periodična izvješća, izvješće o tijeku nabave i sl.);
• Obrasci se mogu izrađivati za prijavitelje (npr. dopuna podataka o tijeku niza javnih nabava, dopuna podataka);
• Obrazac može imati karakter obrasca za izmjene (tj. nakon ispunjavanja obrasca prijavitelju se prikazuje identičan obrazac sa sljedećim rednim brojem);
• Ispunjavanje obrasca može se u sustavu postaviti prema potrebi – u bilo kojoj fazi procesa;
• Obavještavanje menadžera o ispunjavanju obrasca, obavještavanje prijavitelja o mišljenju menadžera;
• Obrazac se može odobriti, vratiti na izmjenu/ dopunu ili odbiti;
• Podaci iz bilo kojeg obrasca mogu se učitati u predloške, odnosno druge obrasce (npr. podaci iz obrasca zahtjeva za izmjenu mogu se učitati u obrazac završnog izvješća).

Obavijesti

• Skupno slanje obavijesti / poziva prijaviteljima;
• Izrada skupnih obavijesti prema izvornom kodu (npr. podržanim prijaviteljima, svim registriranim prijaviteljima);
• Sustavne obavijesti prijaviteljima: slanje obavijesti o primitku prijava, o slanju poziva, o primitku dopune dokumenata na poziv, o otvaranju prijave za dopunu, slanje prijava – na ocjenjivanje ocjenjivačima;
• Obavještavanje neuspješnih/ isključenih prijavitelja, odnosno o uvrštenju na „rezervnu listu“, vezano uz status prijave;
• Automatsko postavljanje tekstova obavijesti s unaprijed definiranim kodovima;
• Mogućnost uređivanja tekstova u unaprijed definiranim obavijestima.

Izrada izvoza i izvoz podataka

• Izrada personaliziranih izvoza;
• Izvoz podataka u formatu xlsx, odnosno csv (podaci navedeni u obrascu, odnosno iz procesa ocjenjivanja/ odobravanja/ traženja dodatnih podataka i sl.).
• Omogućuje praćenje tijeka i preuzimanje konačnih rezultata glasovanja putem triju vrsta unaprijed definiranih izvoza: a) broj glasača (tekući i konačni),
• b) broj glasova dodijeljenih pojedinim projektima (tekući i konačni)
• c) izvoz demografskih podataka o glasačima (dob, područje djelovanja, izvor informacija i sl.)

Zaprimanje prijava za potpore – sistematizacija kontakata i prijava

• Višejezični obrasci (podrška za više jezika);
• Automatsko učitavanje i integriranje podataka iz središnjeg registra – nakon što prijavitelj unese IČO
• Konfiguracija parametara/ zahtjeva za pretraživanje prema IČO-u: „whitelist i blacklist“ (npr. popis IČO-a kojima će/ neće biti omogućeno npr. natjecati se za potporu);
• Izrada personaliziranih obrazaca po mjeri (prijava, periodično/ završno izvješće, obrasci za dopunu podataka) za pojedine programe;
• Obrasci se izrađuju iz spektra elemenata obrasca (prema traženom odgovoru) koje menadžer programa može dodjeljivati, odnosno uklanjati, uređivati njihov tekst i dodavati objašnjenja;
• Povezivanje više obrazaca (za potrebe akreditacije i naknadnog zaprimanja prijava);
• Izrada obrazaca iz cijelog spektra elemenata obrasca (izravno od strane menadžera programa). Menadžer izravno može: – dodjeljivati/ uklanjati/ uređivati elemente obrasca, sastavljati njihov tekst/ dodavati objašnjenja;
• postavljati uvjete i ograničenja u stavkama/ tekstnim poljima;
• izrada grananja odabira u obrascima (račvanja);
• mogućnost izrade skočnih prozora i skočnih odjeljaka;
• napredni uređivač teksta (WYSIWYG uređivač)
• konfiguracija minimalne i maksimalne vrijednosti ćelije brojem, formulom ili izrazom;
• postavljati zahtjeve za proračune vezane uz izradu godišnjih izvješća;
• postavljati kontrolu prijenosa financijskih sredstava u sljedeće godine i sl.;
• izraditi različite formate stvarnog korištenja sredstava prema vrsti stavke i posebna ograničenja za te radnje;
• mogućnost korištenja šifrarnika u obrascima;
• mogućnost izrade i zadavanja uvjeta u predlošcima dokumenata;
• mogućnost izrade i korištenja vlastitih predložaka za elemente obrasca;
• izrada šifrarnika, mogućnost skupnog unosa podataka i automatsko povezivanje nadređenih šifrarnika u obrascu;
• ručno generiranje pregleda PDF-a za obrasce.
• Omogućavanje pristupa prijavi ovlaštenoj osobi (može uređivati prijavu);
• Zaprimanje prijava za potporu, periodičnih/ završnih izvješća i dopunskih obrazaca;
• Mogućnost otvaranja prijave za potporu radi dopune (sustav bilježi datum izvornog i ponovnog slanja);
• Praćenje roka od 72 h za dopunu prijave i njezino eventualno automatsko zatvaranje ako do dopune ne dođe (povezivanje s vlastitim obrascem „Formálna kontrola“ koju provodi menadžer); pretraživanje prijavitelja, projekata;
• Umetanje informativnih tekstova za prijavitelje (ključne informacije o pozivu za prijavitelje, s poveznicama na cjeloviti tekst);
• Ispis odabranih odjeljaka obrasca;
• Ispis, komprimiranje obrazaca, odnosno preuzimanje u pdf-u;
• Preuzimanje podnesenih prijava s prilozima u pdf-u;
• Kopiranje/ dijeljenje izrađenih obrazaca;
• Umetanje obavijesti u obrasce;
• Umetanje priloga u obrasce;
• Elektronički potpis prijava putem sustava SIGNI, KEP, odnosno putem UPVS Slovensko.sk
• Mogućnost unosa prijava u poziv izravno od strane predstavnika naručitelja;
• Skrivanje predložaka obrazaca (na razini prijava i ocjena) tako da ne budu vidljivi drugim korisnicima

Prikupljanje dodatnih podataka putem dopunskih obrazaca

• Izrada neograničenog broja personaliziranih obrazaca
• Omogućuje određivanje njihova prikaza prema ciljnoj skupini: A) dostupni samo menadžerima, B) dostupni prijaviteljima, c) dostupni ocjenjivačima, odnosno d) kombinacija A) i C).
• Dopunski obrasci mogu imati različite funkcije: prikupljanje podataka od prijavitelja ili obavještavanje menadžera od strane prijavitelja o izmjeni (npr. obavijest o izmjeni, odnosno podnošenje zahtjeva za izmjenu itd.). Obrasci dostupni menadžerima obično služe za evidenciju podataka o projektu (npr. bilježenje rezultata administrativno-financijske kontrole i sl.)
• Sustav omogućuje da se dopunski obrasci dostupni prijaviteljima odobre, vrate na izmjenu/ dopunu ili odbiju.
• Ispunjavanje obrasca može se u sustavu postaviti prema potrebi – u bilo kojoj fazi procesa;
• Obavještavanje menadžera o ispunjavanju obrasca, obavještavanje prijavitelja o mišljenju menadžera;
• Izvoz podataka iz svih vrsta dodatnih obrazaca u ugovore/ izvoze.

Proces ocjenjivanja – omogućavanje pristupa projektima povjerenstvu/građanskom vijeću radi razmatranja

• Omogućavanje pristupa ocjenjivačima/ članovima povjerenstva;
• Zaseban pristup/ neovisna registracija ocjenjivača s registracijskim obrascem (kasnije s naknadnim odobravanjem i mogućnošću izrade ugovora). Obuhvaća:
• izradu vlastitog registracijskog obrasca posebno za ocjenjivače;
• izradu obrasca profila za ocjenjivače (podatke unose izravno ocjenjivači);
• izradu obrasca profila za članove povjerenstava za ocjenjivanje;
• izradu vlastitog obrasca za bilježenje dodatnih podataka o korisnicima (tj. informacija koje nisu dio standardnih polja korisničkog profila).
• Ocjenjivanje prijava na temelju definiranih kriterija (pri čemu svaki program/ poziv može imati druge kriterije);
• Ciljano, odnosno nasumično dodjeljivanje projekata ocjenjivačima (prema dogovorenim parametrima, npr. stručnost ili sukob interesa);
• Postavljanje ocjenjivanja na izračun zbroja/odnosno prosjeka bodova za jednu ocjenu, odnosno izračun prosjeka/ zbroja bodova svih ocjena;
• Postavljanje mogućnosti 3. ocjene u slučaju kada se 2 prethodne ocjene razlikuju za 30 % ili više;
• Sustav generira konačni rezultat „objedinjavanjem“ podataka iz svih ocjena (ukupni rezultat, zatim rezultat koji su mu dodijelili pojedini ocjenjivači, rezultat postignut u pojedinim kriterijima);
• Mogućnost zadavanja automatskih kriterija ocjenjivanja s unaprijed definiranom težinom za određeni kriterij
• Automatski ponovni izračun postojećih ocjena (prema potrebi);
• Omogućavanje pristupa prijavama samo za pregled;
• Izvoz ocjena ocjenjivača (njihovih bilješki);
• Ispis prijava za ocjenjivače, odnosno preuzimanje u pdf-u;
• Preuzimanje ocjena u pdf-u;
• Pružanje povratnih informacija prijaviteljima (npr. u kojim su kriterijima ostvarili najmanji broj bodova).

Proces odobravanja

• Nakon završetka ocjenjivanja sustav automatski izrađuje pregled prijava prema rezultatima ocjenjivanja;
• Omogućuje razvrstavanje ocijenjenih prijava prema broju ostvarenih bodova, odnosno drugim kriterijima;
• Ako povjerenstvo smanji odobrene iznose, omogućuje unos izmijenjenog/ smanjenog iznosa;
• Omogućuje unos završnog mišljenja povjerenstva za ocjenjivanje, npr. u obliku identiteta dodatnog ocjenjivača (unosio bi ga predstavnik naručitelja);
• Ako su traženi iznosi odobreni u punom iznosu, sustav automatski ispunjava odobrene iznose – na temelju iznosa iz ukupnog proračuna;
• Omogućuje postupno odobravanje prijava u programu/ pozivu.
• Izravno odobravanje prijava (tj. bez ocjenjivača)
• Omogućuje evidentiranje prijava „na rezervnu listu“.
• Omogućuje skupno prebacivanje prijava u status podržano/ odbijeno na kraju procesa ocjenjivanja

Uključivanje javnosti u glasovanje putem SMS-a

• Sustav omogućuje glasaču da s jednog tel. broja glasuje samo jednom.
• Jednokratno glasovanje (glasač može glasovati s jednog telefonskog broja samo jednom. Glasovanje se može ograničiti samo na tel. brojeve sa slovačkim/češkim pozivnim brojem)
• Mogućnost odabira između jednostupanjskog i dvostupanjskog glasovanja (npr. najprije glasovanje za građanske projekte, zatim za zadatke za grad).
• Postavljanje broja projekata za koje se može glasovati. Glasač može dati svoj glas većem broju projekata – prema vašim zahtjevima (minimalni i maksimalni broj projekata). Minimalni i maksimalni broj glasova može se odabrati;
• Prebacivanje instance u II. fazu procesa – Javno glasovanje;
• Odabir između više widgeta za glasovanje prema potrebama klijenta (widgeti mogu biti anonimni, odnosno omogućuju prikupljanje različitih podataka – npr. dob, e-pošta, tel. br., odakle je glasač saznao za program i sl.);
• Podupire transparentnost procesa glasovanja tako što automatski ažurira broj glasova i kontinuirano prikazuje ukupan broj dobivenih glasova za određeni projekt;
• Tekući pregled uključenosti javnosti u glasovanje putem triju vrsta unaprijed definiranih izvoza.
• Objava rezultata
• Automatski završetak glasovanja u 23:59:59;
• Prebacivanje instance u III. fazu procesa – Rezultati glasovanja;
• Nakon završetka glasovanja sustav izrađuje poredak projekata prema broju dobivenih glasova od najvećeg prema najmanjem;
• Označavanje „uspješnih“ projekata koji dobivaju potporu.

Generiranje ugovora

• Generiranje ugovora u formatu pdf/word/odt prema predlošku;
• Slanje generiranih dokumenata – skupno/ pojedinačno na e-poštu prijavitelja (registriranih, kontaktnih osoba i zakonskih zastupnika navedenih u prijavi);
• Mogućnost uvoza podataka iz obrazaca prijava, odnosno odobrenog iznosa, iz dopunskih obrazaca;
• Elektronički potpis prijava putem sustava SIGNI, KEP, odnosno putem UPVS Slovensko.sk.

Generiranje mišljenja/obavijesti/odluka

• Mogućnost izrade različitih vrsta obavijesti/ mišljenja prema predlošcima i njihovo generiranje u obliku pdf, odnosno word dokumenata koji sadrže podatke navedene u pojedinim obrascima (npr. u prijavi za potporu, u periodičnom, odnosno završnom izvješću ili u personaliziranom obrascu).
• Generiranje obavijesti/ mišljenja/ odluka (slično kao ugovora) uz prijave;
• Mogućnost izmjene već generiranih odluka i učitavanja izmijenjenih dokumenata.
• Slanje generiranih mišljenja – skupno, odnosno pojedinačno e-poštom;

Korištenje potpore

• Postavljanje plana isplata
• Praćenje korištenja potpore

Praćenje

• —

Zaprimanje periodičnih i završnih financijskih izvješća o dodijeljenoj potpori

• —

Financijska kontrola

• —

Funkcionalnosti dostupne prijavitelju

• Registracija prijavitelja u program potvrdom poveznice poslane e-poštom;
• Neprekidan pristup računu koji sadrži pregled podnesenih prijava putem e-pošte i lozinke (24/7);
• Intuitivno ispunjavanje obrasca – prijave za potporu;
• Neprekidan pristup podržanom projektu, predlošku zahtjeva za izmjenu proračuna, obrascu za izradu završnog financijskog izvješća i drugo;
• Ispis ispunjenog obrasca, odnosno preuzimanje prijave u pdf-u;
• Mogućnost dopune projekta;
• Mogućnost slanja zahtjeva za izmjenu proračuna/ vremenskog plana;
• Praćenje statusa prijave / projekta;
• Pristup ugovoru;
• Ispunjavanje obrasca periodičnog/ završnog izvješća/ financijskog izvješća;
• Pregled, pohrana i evidencija financijskih isprava.

Dodatni radovi

• —