Tõhusalt, lihtsalt,
ülevaatlikult

Instantsi ja juurdepääsude seadistamine

• Instantsi loomine ja seadistamine (logo, vormide visuaal, visiitkaart ja e-kirja allkiri, tervitustekstid);
• Toetusprogrammide avalehe graafilise kujunduse loomine/ juurutamine;
• Erinevate juurdepääsutasemete loomine juhtidele/ halduritele/ meeskondadele ja vahendusasutusele ning nende määramine üksikutele programmidele;
• Erinevate juurdepääsutasemetega kasutajarühmade seadistamine ja määratlemine (nt kaastöötajate juurdepääsuks taotlustele/ toetatud projektidele);
• Kutsete saatmine kasutajatele koos GDPR-i kohase nõusoleku taotlusega.
• Lahendus mitme rolli jaoks ühele kasutajale (nt taotlejal võib olla ka hindaja roll)
• Kliendi graafilise kujunduse järgi isikupärastatud avalehe juurutamine süsteemi välisosas programmi üksikute etappide jaoks (teave taotlusvooru kohta (põhimõtted/ reeglid), ajajoon jms).

Erinevate toetuse taotlusvoorude/programmide haldamine

• Toetuse taotlusvoorude/ programmide loomine;
• Ülemprogrammide (parent) loomine, mille alla kuuluvad teised alamprogrammid (võimaldab neid siduda ja hallata hierarhilises struktuuris);
• Ülemprogrammi (nn „üleprogrammi“) seadistamine;
• „Üleprogrammi“ määratlemine ülemvormiga (üleprogramm hõlmab programmide rühma, mida saab hiljem hallata ühiselt tervikuna, nt hindamisprotsessis);
• Oma vormi loomine programmis sätestatud nõuete ja piirangute määratlemiseks;
• Mitme programmi samaaegne avamine;
• Programmi automaatne sulgemine tähtpäeval kindlal kellaajal (nt kell 15:00 või 23:59);
• Üksikute programmide/ taotlusvoorude sidumine (nt kui on vaja akrediteerimist ja alles seejärel taotluse esitamist);
• Programmi/ taotlusvooru loomine valitud taotlejatele IČO alusel (või juurdepääsu piiramine valitud taotlejatele IČO järgi)
• Võimalus seadistada programmi piires eri tüüpi tingimusi/ piiranguid (nt üks IČO – max üks taotlus);
• Andmete import konkreetsetesse programmidesse;
• Otsing oma andmetes (st kliendi siseandmetes, mis on süsteemi salvestatud/ üles laaditud);
• Oma andmete laiendamine – võimaldab lisada süsteemis olemasolevatele andmetele uusi elemente/ välju kas vormidena andmete käsitsi sisestamiseks või valemitena väärtuste automaatseks arvutamiseks muudest andmetest.

Isikupärastatud vormide loomine

• Võimaldab luua konkreetse programmi raames piiramatul arvul isikupärastatud vorme (nt vormid eelarve või projekti lõpptähtaja muutmise taotlemiseks, toetuse kasutamise vorm, seire, vahearuanded, hankemenetluse käigu aruanne jms);
• Vorme saab luua taotlejatele (nt andmete täiendamine riigihangete seeria käigu kohta, andmete täiendamine);
• Vorm võib olla muudatusvormi iseloomuga (st pärast vormi täitmist kuvatakse taotlejale identne vorm järgmise järjekorranumbriga);
• Vormi täitmise saab süsteemis seadistada vastavalt vajadusele – protsessi mis tahes etapis;
• Halduri teavitamine vormi täitmisest, taotleja teavitamine halduri seisukohast;
• Vormi saab kinnitada, tagastada parandamiseks/ täiendamiseks või tagasi lükata;
• Mis tahes vormi andmeid saab laadida mallidesse või teistesse vormidesse (nt muudatustaotluse vormi andmeid saab laadida lõpparuande vormi).

Teavitused

• Teavituste / üleskutsete hulgisaatmine taotlejatele;
• Hulgiteavituste loomine lähtekoodi järgi (nt toetatud taotlejatele, kõigile registreeritud taotlejatele);
• Süsteemsed teavitused taotlejatele: teavitus taotluste vastuvõtmisest, üleskutse saatmisest, üleskutse peale esitatud täiendavate dokumentide vastuvõtmisest, taotluse täiendamiseks avamisest, taotluste saatmisest – hindajatele hindamiseks;
• Taotluse olekuga seotud teavitus edutute/ välja arvatud taotlejate kohta või „reservi“ lisamise kohta;
• Teavitustekstide automaatne seadistamine eelmääratud koodidega;
• Võimalus muuta eelmääratud teavituste tekste.

Ekspordi loomine ja andmete eksport

• Isikupärastatud ekspordi loomine;
• Andmete eksport xlsx- või csv-vormingus (vormis esitatud andmed või andmed hindamis-/ kinnitamis-/ lisaandmete küsimise protsessist jms).
• Võimaldab jälgida hääletuse kulgu ja laadida alla lõplikud tulemused kolme eelmääratud eksporditüübi abil: a) hääletajate arv (jooksev ja lõplik),
• b) üksikutele projektidele antud häälte arv (jooksev ja lõplik)
• c) hääletajate demograafiliste andmete eksport (vanus, tegevusvaldkond, teabeallikas jms)

Toetustaotluste vastuvõtmine – kontaktide ja taotluste süstematiseerimine

• Mitmekeelsed vormid (mitme keele tugi);
• Andmete automaatne laadimine ja integreerimine keskregistrist – pärast seda, kui taotleja sisestab IČO
• IČO järgi otsingu parameetrite/ nõuete seadistamine: „whitelist ja blacklist“ (nt nende IČO-de loetelu, kellel lubatakse/ ei lubata nt toetust taotleda);
• Isikupärastatud vormide loomine üksikutele programmidele (taotlus, vahe-/ lõpparuanne, vormid andmete täiendamiseks);
• Vormid koosnevad vormielementide valikust (vastavalt nõutavale vastusele), mida programmi haldur saab lisada või eemaldada, muuta nende sõnastust ja lisada selgitavaid tekste;
• Mitme vormi sidumine (akrediteerimise ja sellele järgneva taotluste vastuvõtmise vajadusteks);
• Vormide loomine kogu vormielementide valikust (otse programmi halduri poolt). Haldur saab otse: – lisada/ eemaldada/ muuta vormielemente, luua nende sõnastust/ lisada selgitavaid tekste;
• seadistada tingimusi ja piiranguid elementides/ tekstiväljades;
• valikuharude loomine vormides (hargnemised);
• võimalus luua hüpikaknaid ja hüpikjaotisi;
• laiendatud tekstiredaktor (WYSIWYG-redaktor)
• lahtri minimaalse ja maksimaalse väärtuse seadistamine arvu, valemi või avaldise abil;
• seadistada eelarvetega seotud nõudeid aastaaruannete koostamise ajal;
• seadistada rahaliste vahendite järgmistesse aastatesse ülekandmise kontrolli jms;
• luua tegeliku kasutamise erinevaid vorminguid vastavalt rea tüübile ja nende toimingute jaoks eripiiranguid;
• võimalus kasutada vormides klassifikaatoreid;
• võimalus luua ja määrata tingimusi dokumendimallides;
• võimalus luua ja kasutada vormielementide jaoks oma malle;
• klassifikaatorite loomine, andmete hulgisisestamise võimalus ja ülemklassifikaatorite automaatne sidumine vormis;
• vormide PDF-eelvaate käsitsi genereerimine.
• Juurdepääsu loomine taotlusele volitatud isikule (saab taotlust muuta);
• Toetustaotluste, vahe-/ lõpparuannete ja täiendavate vormide vastuvõtmine;
• Võimalus avada toetustaotlus täiendamiseks (süsteem salvestab nii esialgse kui ka korduva esitamise kuupäeva);
• 72-tunnise tähtaja jälgimine pärast taotluse täiendamiseks avamist ja taotluse võimalik automaatne sulgemine, kui täiendamist ei toimu (sidumine halduri tehtava oma vormiga „Formálna kontrola“); taotlejate, projektide otsing;
• Infotekstide lisamine taotlejatele (põhiteave taotlusvooru kohta koos linkidega täistekstile);
• Vormi valitud jaotiste printimine;
• Vormide printimine, tihendamine või allalaadimine pdf-vormingus;
• Esitatud taotluste allalaadimine koos lisadega pdf-vormingus;
• Loodud vormide kopeerimine/ jagamine;
• Teadaannete lisamine vormidesse;
• Manuste lisamine vormidesse;
• Taotluste elektrooniline allkirjastamine SIGNI, KEP või UPVS Slovensko.sk kaudu
• Võimalus, et tellija esindajad sisestavad taotlusi taotlusvooru otse;
• Vormimallide peitmine (taotluste ja hindamiste tasandil) nii, et need ei oleks teistele kasutajatele nähtavad

Lisaandmete kogumine täiendavate vormide abil

• Piiramatu arvu isikupärastatud vormide loomine
• Võimaldab määrata nende kuvamise sihtrühma järgi: A) kättesaadav ainult halduritele ja B) kättesaadav taotlejatele, c) kättesaadav hindajatele või d) A) ja C) kombinatsioon.
• Täiendavad vormid võivad täita eri ülesandeid: andmete kogumine taotlejatelt või taotlejate teavitus halduritele muudatusest (nt muudatusteade või muudatustaotluse esitamine jne). Halduritele kättesaadavad vormid on tavaliselt mõeldud projekti andmete registreerimiseks (nt haldus- ja finantskontrolli tulemuste salvestamine jms).
• Taotlejatele kättesaadavaid täiendavaid vorme võimaldab süsteem kinnitada, tagastada parandamiseks/ täiendamiseks või tagasi lükata.
• Vormi täitmise saab süsteemis seadistada vastavalt vajadusele – protsessi mis tahes etapis;
• Halduri teavitamine vormi täitmisest, taotleja teavitamine halduri seisukohast;
• Andmete eksport kõigist täiendavate vormide tüüpidest lepingutesse/ eksporti.

Hindamisprotsess – projektide kättesaadavaks tegemine komisjonile/kodanikunõukogule kaalumiseks

• Juurdepääsu loomine hindajatele/ komisjoni liikmetele;
• Eraldi juurdepääs/ hindajate sõltumatu registreerimine registreerimisvormiga (hiljem koos järgneva kinnitamise ja lepingu koostamise võimalusega). Hõlmab:
• oma registreerimisvormi loomine spetsiaalselt hindajatele;
• hindajate profiilivormi loomine (andmed täidavad hindajad ise);
• hindamiskomisjonide liikmete profiilivormi loomine;
• oma vormi loomine kasutajate kohta lisaandmete salvestamiseks (st teave, mis ei kuulu kasutajaprofiili standardväljade hulka).
• Taotluste hindamine määratletud kriteeriumide alusel (kusjuures igal programmil/ taotlusvoorul võivad olla erinevad kriteeriumid);
• Projektide sihipärane või juhuslik määramine hindajatele (kokkulepitud parameetrite järgi, nt eksperditeadmised või huvide konflikt);
• Hindamise seadistamine ühe hindamise punktide summa/keskmise arvutamiseks või kõigi hindamiste punktide keskmise/ summa arvutamiseks;
• 3. hindamise võimaluse seadistamine juhuks, kui 2 eelmist hindamist erinevad 30% või rohkem;
• Süsteem genereerib lõpliku hinde kõigi hindamiste andmete „koondamise“ teel (üldhinne, samuti üksikute hindajate antud hinne ja üksikutes kriteeriumides saavutatud hinne);
• Võimalus määrata automaatsed hindamiskriteeriumid konkreetse kriteeriumi eelmääratud kaaluga
• Olemasolevate hindamiste automaatne ümberarvutamine (vajaduse korral);
• Taotluste kättesaadavaks tegemine ainult vaatamiseks;
• Hindajate hindamiste (nende märkuste) eksport;
• Taotluste printimine hindajatele või allalaadimine pdf-vormingus;
• Hindamiste allalaadimine pdf-vormingus;
• Tagasiside andmine taotlejatele (nt millistes kriteeriumides said nad kõige vähem punkte).

Kinnitamisprotsess

• Pärast hindamise lõpetamist koostab süsteem automaatselt taotluste ülevaate hindamistulemuste järgi;
• Võimaldab järjestada hinnatud taotlusi saadud punktide arvu või muude kriteeriumide järgi;
• Kui komisjon vähendab kinnitatud summasid, võimaldab sisestada muudetud/ vähendatud summa;
• Võimaldab sisestada hindamiskomisjoni lõppseisukoha, nt täiendava hindaja identiteedi kujul (sisestaks tellija esindaja);
• Kui taotletud summad kinnitatakse täies ulatuses, täidab süsteem kinnitatud summad automaatselt – kogueelarve summa alusel;
• Võimaldab taotluste järkjärgulist kinnitamist programmis/ taotlusvoorus.
• Taotluste otsene kinnitamine (st ilma hindajateta)
• Võimaldab taotlusi registreerida „reservi“.
• Võimaldab hindamisprotsessi lõpus taotlused hulgi olekusse toetatud/ tagasi lükatud lülitada

Avalikkuse kaasamine hääletusse SMS-i teel

• Süsteem võimaldab hääletajal ühelt telefoninumbrilt hääletada ainult üks kord.
• Ühekordne hääletus (hääletaja saab ühelt telefoninumbrilt hääletada ainult üks kord. Hääletust saab piirata ainult Slovakkia/Tšehhi suunakoodiga telefoninumbritele)
• Võimalus valida üheetapilise ja kaheetapilise hääletuse vahel (nt kõigepealt hääletus kodanike projektide poolt, seejärel linnale esitatavate ülesannete poolt).
• Projektide arvu seadistamine, mille poolt saab hääletada. Hääletaja saab anda oma hääle mitmele projektile – vastavalt teie nõuetele (projektide minimaalne ja maksimaalne arv). Häälte minimaalne ja maksimaalne arv on valitav;
• Instantsi lülitamine protsessi II etappi – Avalik hääletus;
• Valik mitme hääletusvidina vahel vastavalt kliendi vajadustele (vidinad võivad olla anonüümsed või võimaldada koguda eri andmeid – nt vanus, e-post, telefoninumber, kust hääletaja programmist teada sai jms);
• Toetab hääletusprotsessi läbipaistvust sellega, et uuendab automaatselt häälte arvu ja kuvab jooksvalt konkreetse projekti saadud häälte koguarvu;
• Jooksev ülevaade avalikkuse osalemisest hääletusel kolme eelmääratud eksporditüübi abil.
• Tulemuste avaldamine
• Hääletuse automaatne lõpetamine kell 23:59:59;
• Instantsi lülitamine protsessi III etappi – Hääletuse tulemused;
• Pärast hääletuse lõppu koostab süsteem projektide pingerea saadud häälte arvu järgi suurimast väikseimani;
• Toetuse saavate „edukate“ projektide märkimine.

Lepingute genereerimine

• Lepingute genereerimine malli järgi vormingus pdf/word/odt;
• Genereeritud dokumentide saatmine – hulgi/ ükshaaval taotlejate e-postile (registreeritud isikud, taotluses märgitud kontaktisikud ja seaduslikud esindajad);
• Võimalus importida andmeid taotlusvormidest, kinnitatud summa või täiendavatest vormidest;
• Taotluste elektrooniline allkirjastamine SIGNI, KEP või UPVS Slovensko.sk kaudu.

Seisukohtade/teavituste/otsuste genereerimine

• Võimalus luua mallide järgi eri tüüpi teavitusi/ seisukohti ja genereerida need pdf- või word-dokumentidena, mis sisaldavad üksikutes vormides esitatud andmeid (nt toetustaotluses, vahe- või lõpparuandes või isikupärastatud vormis).
• Taotlustega seotud teavituste/ seisukohtade/ otsuste genereerimine (sarnaselt lepingutele);
• Võimalus muuta juba genereeritud otsuseid ja laadida üles muudetud dokumendid.
• Genereeritud seisukohtade saatmine – hulgi või individuaalselt e-postiga;

Toetuse kasutamine

• Maksegraafiku seadistamine
• Toetuse kasutamise jälgimine

Seire

• —

Antud toetuse vahe- ja lõppfinantsaruannete vastuvõtmine

• —

Finantskontroll

• —

Taotlejale pakutavad funktsioonid

• Taotleja registreerimine programmi e-postile saadetud lingi kinnitamise kaudu;
• Katkematu juurdepääs kontole, mis sisaldab esitatud taotluste ülevaadet, e-posti ja parooli abil (24/7);
• Vormi – toetustaotluse – intuitiivne täitmine;
• Katkematu juurdepääs toetatud projektile, eelarve muutmise taotluse näidisele, lõppfinantsaruande koostamise vormile jm;
• Täidetud vormi printimine või taotluse allalaadimine pdf-vormingus;
• Võimalus projekti täiendada;
• Võimalus saata eelarve/ ajakava muutmise taotlus;
• Taotluse / projekti oleku jälgimine;
• Juurdepääs lepingule;
• Vahe-/ lõpparuande/ finantsaruande vormi täitmine;
• Finantsdokumentide ülevaade, hoidla ja arvestus.

Lisatööd

• —