Millega te abi vajate?
Základné princípy a využitie dokumentov
Süsteemis eGRANT on teil võimalik genereerida lepinguid või muid dokumente (Word- või PDF-vormingus) üksikute taotluste jaoks ja saata need taotlejatele automaatselt e-postiga. Nendesse dokumentidesse saate laadida konkreetseid andmeid mis tahes vormilt eGRANTis (toetustaotlus, lõpparuanne, kohandatud vorm jne).
Lepingud
Lepingutega töötamisel eGRANTis kasutatakse peamiselt vahekaarti „Lepingud“ programmi tasandi menüüs. Siit leiate kõigi heakskiidetud taotluste nimekirja (nii et te ei saada kogemata lepingut taotlejale, kelle taotlust ei ole heaks kiidetud).
Sellel vahekaardil lepingud genereerite ja samuti saate need siit otse saata taotlejate e-posti aadressidele.
Lepingute loomisel eGRANTis pidage meeles järgmist:
Seadistage numeratsiooni vorming
Enne lepingute genereerimist seadistage lepingute numeratsiooni vorming vahekaardil „Seaded“ na úrovni programu.
Lepingumalli vorming
Looge lepingumall Word- või OpenDocument-vormingus ja veenduge, et dokument ei sisalda varjatud vormindust (nt lõikude numeratsiooni vorming või loetelu täppide vorming).
Ärge unustage lepingumalli üles laadida vahekaardil „Seaded“ na úrovni programu.
Andmete laadimine
Pidage meeles, et lepingusse saab automaatselt laadida ainult selliseid andmeid, mis on kusagil saadaval (kas taotleja on need mõnes vormis täitnud või on see eGRANTi salvestatud andmeväli – nt taotluse esitamise kuupäev).
Pidage ka meeles, et laaditud andmed saavad olla ainult sellises vormingus, nagu Word-dokument võimaldab – andmete väljanägemise lõplikus lepingus määravad Wordi rakenduse võimalused.
Teavitusmeil
Lepingute saatmisel taotlejatele saadetakse automaatselt teavitusmeil, mille manuseks on lepingudokument.
Selle teavitusmeili leiate vahekaardilt „Teavitused“ nimetuse „Annetuslepingu saatmine“ alt ja saate seda kohandada kõigi programmide jaoks ühtlaselt organisatsiooni tasandi menüüs või ainult konkreetse programmi jaoks programmi tasandi menüüs.
Elektrooniline allkiri
Taotlejad saavad lepinguid allkirjastada ka elektrooniliselt – see funktsioon on tasuline ja huvi korral võtke meiega ühendust.
Elektroonilise allkirjastamise korral saadetakse lepingute saatmisel taotlejatele teine teavitusmeil: „Teavitus lepingu digitaalseks allkirjastamiseks“.
Muud dokumendid
eGRANTis on teil lisaks lepingule võimalik genereerida ka muid dokumente. Selleks kasutage vahekaarti „Mallid“ v menu na úrovni programu.
Siin laadite üles dokumendimalli, genereerite genereerite selle konkreetsete taotluste jaoks ja samuti siit saata taotlejate e-posti aadressidele.
Mallide loomisel eGRANTis pidage meeles järgmist:
Dokumendimalli vorming
Looge dokumendimall Word- või OpenDocument-vormingus ja veenduge, et dokument ei sisalda varjatud vormindust (nt lõikude numeratsiooni vorming või loetelu täppide vorming).
Dokumendimalli laadite üles vahekaardil „Mallid“ na úrovni programu.
Andmete laadimine
Pidage meeles, et malli saab automaatselt laadida ainult selliseid andmeid, mis on kusagil saadaval (kas taotleja on need mõnes vormis täitnud või on see eGRANTi salvestatud andmeväli – nt taotluse esitamise kuupäev).
Pidage ka meeles, et laaditud andmed saavad olla ainult sellises vormingus, nagu Word-dokument võimaldab – andmete väljanägemise lõplikus lepingus määravad Wordi rakenduse võimalused.
Teavitusmeil
Enne dokumentide saatmist taotlejatele peate kõigepealt looma teavitusmeil, mille manuseks on genereeritud dokument. Selle teavitusmeili loote vahekaardil „Hulgiteavitused“ na úrovni programu.