Čime vam mogu pomoći?
Osnovna načela i upotreba dokumenata
U sustavu eGRANT imate mogućnost generirati ugovore ili druge dokumente (u formatu Word ili PDF) za pojedinačne zahtjeve i automatski ih slati podnositeljima zahtjeva e-poštom. U te dokumente možete učitati konkretne podatke iz bilo kojeg obrasca u eGRANT-u (zahtjev za bespovratna sredstva, završno izvješće, prilagođeni obrazac i sl.).
Ugovori
Pri radu s ugovorima u eGRANT-u koristi se uglavnom kartica „Ugovori“ u izborniku na razini programa. Ovdje ćete pronaći popis svih zahtjeva koji su odobreni (tako da se neće dogoditi da pošaljete ugovor podnositelju čiji zahtjev nije odobren).
U ovoj kartici ugovore generirate, a također ih izravno odavde šaljete na adrese e-pošte podnositelja zahtjeva.
Pri izradi ugovora u eGRANT-u zapamtite sljedeće:
Postavite format numeriranja
Prije generiranja ugovora postavite format numeriranja ugovora u kartici „Postavke“ na úrovni programu.
Format predloška ugovora
Predložak ugovora izradite u formatu Word ili OpenDocument i osigurajte da dokument ne sadrži skriveno formatiranje (npr. format numeriranja odlomaka ili format grafičkih oznaka).
Ne zaboravite predložak ugovora prenijeti u kartici „Postavke“ na úrovni programu.
Učitavanje podataka
Imajte na umu da se u ugovor mogu automatski učitati samo podaci koji su negdje dostupni (koje je podnositelj zahtjeva ispunio u nekom obrascu ili koje bilježi eGRANT – npr. datum podnošenja zahtjeva).
Imajte također na umu da učitani podaci mogu imati samo takav oblik kakav omogućuje Word dokument – kako će određeni podatak izgledati u konačnom ugovoru određuju mogućnosti aplikacije Word.
Obavijest e-poštom
Pri slanju ugovora podnositeljima zahtjeva automatski se šalje obavijest e-poštom čiji je prilog dokument ugovora.
Ovu obavijest e-poštom pronaći ćete u kartici „Obavijesti“ pod nazivom „Slanje ugovora o donaciji“ i možete je prilagoditi za sve programe jednako u izborniku na razini organizacije ili samo za određeni program u izborniku na razini programa.
Elektronički potpis
Podnositelji zahtjeva mogu ugovore potpisati i elektronički – ova funkcija se naplaćuje, a u slučaju interesa kontaktirajte nas.
U slučaju elektroničkog potpisivanja pri slanju ugovora podnositeljima zahtjeva šalje se druga obavijest e-poštom: „Obavijest za digitalno potpisivanje ugovora“.
Ostali dokumenti
U eGRANT-u imate mogućnost osim ugovora generirati i druge dokumente. Za to koristite karticu „Predlošci“ v menu na úrovni programu.
Ovdje prenosite predložak dokumenta, generirate generirate ga za konkretne zahtjeve, a također ga odavde šaljete na adrese e-pošte podnositelja zahtjeva.
Pri izradi predložaka u eGRANT-u zapamtite sljedeće:
Format predloška dokumenta
Predložak dokumenta izradite u formatu Word ili OpenDocument i osigurajte da dokument ne sadrži skriveno formatiranje (npr. format numeriranja odlomaka ili format grafičkih oznaka).
Predložak dokumenta prenosite u kartici „Predlošci“ na úrovni programu.
Učitavanje podataka
Imajte na umu da se u predložak mogu automatski učitati samo podaci koji su negdje dostupni (koje je podnositelj zahtjeva ispunio u nekom obrascu ili koje bilježi eGRANT – npr. datum podnošenja zahtjeva).
Imajte također na umu da učitani podaci mogu imati samo takav oblik kakav omogućuje Word dokument – kako će određeni podatak izgledati u konačnom ugovoru određuju mogućnosti aplikacije Word.
Obavijest e-poštom
Prije slanja dokumenata podnositeljima zahtjeva prvo morate izraditi obavijest e-poštom, čiji će prilog biti generirani dokument. Ovu obavijest e-poštom izradite u kartici „Masovne obavijesti“ na úrovni programu.