S čím potrebujete pomôcť?
Generovanie a posielanie dokumentov
V eGRANTe máte možnosť okrem zmluvy generovať aj ďalšie dokumenty. Využijete na to záložku „Šablóny“, v menu na úrovni programu.
V nej si nahráte vzor dokumentu, vygenerujete ho pre konkrétne žiadosti, a aj ho odtiaľto odošlete na emailové adresy žiadateľov.
Nahratie vzorového dokumentu do šablón
Otvorte záložku „Šablóny“ v menu na úrovni programu.
-
Kliknite na odkaz „Vytvoriť novú šablónu“ vľavo hore nad tabuľkou.
-
Otvorí sa editor „Vytvoriť šablónu„.
-
Zadajte názov šablóny, podľa ktorého ju ľahko rozpoznáte.
-
Kliknite na tlačidlo „Nahrať“ a nahrajte vzorový dokument (Word dokument, ktorý obsahuje špecifické kódy na miestach, kde sa automaticky ťahajú údaje z eGRANTu).
-
Zvoľte formát vygenerovaného dokumentu.
Ak chcete vygenerované dokumenty následne individuálne upravovať, zvoľte Microsoft Word, inak zvoľte PDF. -
Kliknite na tlačidlo „ULOŽIŤ“.
-
Ak potrebujete v šablóne niečo upraviť, kliknite na tlačidlo „Upraviť“ v zozname šablón, a následne nanovo nahrajte novú verziu. Nezabudnite uložiť.
Ak už boli nejaké dokumenty vygenerované podľa staršej verzie, vygenerujte znova.
Generovanie dokumentov
-
Otvorte záložku „Šablóny“ v menu na úrovni programu.
Otvorí sa zoznam nahratých šablón. -
Pri šablóne, ktorú idete generovať, kliknite v stĺpci „Akcie“ na odkaz „Spravovať„.
Otvorí sa zoznam žiadostí, pre ktoré môžete zvolenú šablónu generovať.
-
Ak chcete, aby sa v zozname zobrazovali aj neodoslané žiadosti, zakliknite „zobraziť aj neodoslané žiadosti“.
-
Označte žiadosti, pre ktoré chcete dokumenty generovať (prípadne kliknite na „Označiť všetky“).
-
Kliknite na „Vygenerovať dokumenty pre označené“.
-
Pri tých žiadostiach v zozname, ktorým ste vygenerovali dokument, pribudol v stĺpci „Akcie“ odkaz „Stiahnuť“.
Ak chcete vygenerované dokumenty ešte individuálne upraviť:
4.1 kliknite na odkaz „Stiahnuť“ – dokument si stiahnete do počítača, kde si ho môžete upraviť,
4.2 kliknutím na odkaz „Spravovať“ sa sprístupní možnosť nahrať pre konkrétnu žiadosť upravený dokument.
Odoslanie dokumentov
Po tom, čo ste vygenerovali dokumenty pre konkrétne žiadosti, môžete ich odoslať žiadateľom.
V záložke „Šablóny“ po kliknutí na „Spravovať“ pri konkrétnej šablóne sa otvorí zoznam žiadostí, kde ste vygenerovali dokumenty.
-
Ak chcete, aby sa v zozname zobrazovali aj neodoslané žiadosti, zakliknite „zobraziť aj neodoslané žiadosti“.
-
Označte žiadosti, pre ktoré chcete vygenerované dokumenty odoslať (prípadne kliknite na „Označiť všetky“).
-
Zvoľte sprievodný email, ktorý sa má označeným žiadostiam odoslať s vygenerovaným dokumentom v prílohe.
Kliknutím na šípku sa otvorí zoznam vytvorených hromadných notifikácií, z ktorých si môžete vybrať. -
Kliknite na „POSLAŤ VYGENEROVANÉ DOKUMENTY EMAILOM“.