S čím potrebujete pomôcť?
Základné princípy a využitie dokumentov
V systéme eGRANT máte možnosť generovať zmluvy alebo iné dokumenty (vo formáte Word alebo PDF) pre jednotlivé žiadosti a žiadateľom ich automaticky posielať emailom. Do týchto dokumentov viete načítať konkrétne údaje z ktoréhokoľvek formuláru v eGRANTe (žiadosť o dotáciu, záverečná správa, vlastný formulár, a pod.).
Zmluvy
Pri práci so zmluvami v rámci eGRANTu sa využíva hlavne záložka „Zmluvy“, v menu na úrovni programu. Tu nájdete zoznam všetkých žiadostí, ktoré boli schválené (takže sa nestane, že odošlete zmluvu žiadateľovi, ktorého žiadosť nebola schválená).
V tejto záložke zmluvy vygenerujete, aj ich odtiaľto priamo odošlete na emailové adresy žiadateľov.
Pri tvorbe zmlúv v eGRANTe si zapamätajte:
Nastavte si formát číslovania
Pred generovaním zmlúv si nastavte formát číslovania zmlúv v záložke „Nastavenia“ na úrovni programu.
Formát šablóny zmluvy
Šablónu zmluvy tvorte vo formáte Word alebo OpenDocument a uistite sa, že dokument neobsahuje rôzne skryté formátovanie (napr. formát číslovania odsekov alebo formát odrážok).
Šablónu zmluvy nezabudnite nahrať v záložke „Nastavenia“ na úrovni programu.
Načítanie údajov
Pamätajte na to, že do zmluvy je možné automaticky načítať len také údaje, ktoré sú niekde k dispozícii (buď ich žiadateľ vyplnil v niektorom formulári, alebo je to údaj, ktorý zaznamenáva eGRANT – napr. dátum odoslania žiadosti).
Pamätajte tiež na to, že načítané údaje môžu mať len takú formu, akú umožňuje Word dokument – to, ako bude daný údaj vyzerať vo výslednej zmluve určujú možnosti aplikácie Word.
Notifikačný email
Pri odosielaní zmlúv žiadateľom sa automaticky odosiela notifikačný email, ktorého prílohou je dokument zmluvy.
Tento notifikačný email nájdete v záložke „Notifikácie“ pod názvom „Zaslanie darovacej zmluvy“ a môžete si ho upraviť pre všetky programy jednotne v menu na úrovni organizácie, alebo iba pre konkrétny program v menu na úrovni programu.
Elektronický podpis
Zmluvy môžu žiadatelia podpísať aj elektronicky – táto funkcia je spoplatnená a v prípade záujmu nás kontaktujte.
V prípade elektronického podpisovania sa pri odosielaní zmlúv žiadateľom posiela iný notifikačný email: „Notifikácia pre digitálne podpísanie zmluvy“.
Iné dokumenty
V eGRANTe máte možnosť okrem zmluvy generovať aj ďalšie dokumenty. Využijete na to záložku „Šablóny“ v menu na úrovni programu.
Tu si nahráte vzor dokumentu, vygenerujete ho pre konkrétne žiadosti, a aj ho odtiaľto odošlete na emailové adresy žiadateľov.
Pri tvorbe šablón v eGRANTe si zapamätajte:
Formát šablóny dokumentu
Šablónu dokumentu tvorte vo formáte Word alebo OpenDocument a uistite sa, že dokument neobsahuje rôzne skryté formátovanie (napr. formát číslovania odsekov alebo formát odrážok).
Šablónu dokumentu nahrávate v záložke „Šablóny“ na úrovni programu.
Načítanie údajov
Pamätajte na to, že do šablóny je možné automaticky načítať len také údaje, ktoré sú niekde k dispozícii (buď ich žiadateľ vyplnil v niektorom formulári, alebo je to údaj, ktorý zaznamenáva eGRANT – napr. dátum odoslania žiadosti).
Pamätajte tiež na to, že načítané údaje môžu mať len takú formu, akú umožňuje Word dokument – to, ako bude daný údaj vyzerať vo výslednej zmluve určujú možnosti aplikácie Word.
Notifikačný email
Pred odosielaním dokumentov žiadateľom musíte najprv vytvoriť notifikačný email, ktorého prílohou bude vygenerovaný dokument. Tento notifikačný email vytvoríte v záložke „Hromadné notifikácie“ na úrovni programu.