С какво имате нужда от помощ?
Генериране и изпращане на документи
В eGRANT, освен договори, можете да генерирате и други документи. За целта използвайте раздел „Шаблони“ в менюто на ниво програма.
В него качите образец на документ, генерирате го за конкретни заявления, а също и оттук го изпратите на имейл адресите на кандидатите.
Качване на образец на документ в шаблоните
Отворете раздел „Шаблони“ в менюто на ниво програма.
-
Кликнете върху линка „Създаване на нов шаблон“ горе вляво над таблицата.
-
Ще се отвори редакторът „Създаване на шаблон„.
-
Въведете името на шаблона, по което лесно ще го разпознаете.
-
Кликнете върху бутона „Качване“ и качете образец на документ (Word документ, който съдържа специфични кодове на местата, където автоматично се изтеглят данни от eGRANT).
-
Изберете формата на генерирания документ.
Ако искате впоследствие да редактирате генерираните документи индивидуално, изберете Microsoft Word, в противен случай изберете PDF. -
Кликнете върху бутона „ЗАПАЗИ“.
-
Ако трябва да промените нещо в шаблона, кликнете върху бутона „Редактиране“ в списъка с шаблони и след това качете наново нова версия. Не забравяйте да запазите.
Ако вече са били генерирани документи по по-стара версия, генерирайте ги отново.
Генериране на документи
-
Отворете раздел „Шаблони“ в менюто на ниво програма.
Ще се отвори списък с качените шаблони. -
При шаблона, който искате да генерирате, кликнете върху линка „Управление“ в колона „Действия“.Управление„.
Ще се отвори списък със заявления, за които можете да генерирате избрания шаблон.
-
Ако искате в списъка да се показват и неизпратени заявления, отметнете „показване и на неизпратени заявления“.
-
Маркирайте заявленията, за които искате да генерирате документи (или кликнете върху „Маркиране на всички“).
-
Кликнете върху „Генериране на документи за маркираните“.
-
При заявленията в списъка, за които сте генерирали документ, в колона „Действия“ се появи линк „Изтегляне“.
Ако искате да редактирате генерираните документи индивидуално:
4.1 кликнете върху линка „Изтегляне“ – документът ще бъде изтеглен на компютъра ви, където можете да го редактирате,
4.2 при кликване върху линка „Управление“ ще се появи възможност да качите редактиран документ за конкретно заявление.
Изпращане на документи
След като сте генерирали документи за конкретни заявления, можете да ги изпратите на кандидатите.
В раздел „Шаблони“, след кликване на „Управление“ при конкретния шаблон, ще се отвори списък със заявления, където сте генерирали документи.
-
Ако искате в списъка да се показват и неизпратени заявления, отметнете „показване и на неизпратени заявления“.
-
Маркирайте заявленията, за които искате да изпратите генерираните документи (или кликнете върху „Маркиране на всички“).
-
Изберете съпроводителния имейл, който трябва да бъде изпратен до маркираните заявления с генерирания документ като прикачен файл.
При кликване върху стрелката ще се отвори списък със създадените масови известия, от които можете да изберете. -
Кликнете върху „ИЗПРАЩАНЕ НА ГЕНЕРИРАНИ ДОКУМЕНТИ ПО ИМЕЙЛ“.