S čím potřebujete pomoci?

< Domů
Tisk

Generování a odesílání dokumentů

Aktualizováno

V eGRANTu máte kromě smlouvy možnost generovat i další dokumenty. K tomu využijete záložku „Šablony“ v menu na úrovni programu.
V ní si nahrajete vzor dokumentu, vygenerujete ho pro konkrétní žádosti, a také ho odtud odešlete na e-mailové adresy žadatelů.

Šablony využijete například pro:
  • Více typů smluv – v případě, že nepoužíváte jeden vzor smlouvy pro všechny žádosti.
  • Různá stanoviska nebo výzvy – jakékoliv oficiální textové dokumenty, které potřebujete odeslat žadatelům e-mailem.
Podívejte se

Vytvoření vzoru dokumentu

Nahrání vzorového dokumentu do šablon

Otevřete záložku „Šablony“ v menu na úrovni programu.

Nahratie vzorového dokumentu do šablón

  • Klikněte na odkaz „Vytvořit novou šablonu“ vlevo nahoře nad tabulkou.

  • Otevře se editor „Vytvořit šablonu„.

  • Zadejte název šablony, podle kterého ji snadno poznáte.

  • Klikněte na tlačítko „Nahrát“ a nahrajte vzorový dokument (Word dokument, který obsahuje specifické kódy na místech, kde se automaticky stahují údaje z eGRANTu).

  • Zvolte formát vygenerovaného dokumentu.
    Pokud chcete vygenerované dokumenty následně individuálně upravovat, zvolte Microsoft Word, jinak zvolte PDF.

  • Klikněte na tlačítko „ULOŽIT“.

  • Pokud potřebujete v šabloně něco upravit, klikněte na tlačítko „Upravit“ v seznamu šablon, a následně znovu nahrajte novou verzi. Nezapomeňte uložit.
    Pokud již byly nějaké dokumenty vygenerovány podle starší verze, vygenerujte je znovu.

Generování dokumentů

Pozor!

Pokud využíváte šablony pro generování různých verzí smluv, tyto smlouvy vygenerujete v záložce „Smlouvy“.
V záložce „Šablony“ jen nahrajete vzorový dokument.

  • Otevřete záložku „Šablony“ v menu na úrovni programu.
    Otevře se seznam nahraných šablon.

  • U šablony, kterou chcete generovat, klikněte ve sloupci „Akce“ na odkaz „Spravovat„.

Otevře se seznam žádostí, pro které můžete zvolenou šablonu generovat.

Generovanie dokumentov

  • Pokud chcete, aby se v seznamu zobrazovaly i neodeslané žádosti, zaškrtněte „zobrazit i neodeslané žádosti“.

  • Označte žádosti, pro které chcete dokumenty generovat (případně klikněte na „Označit všechny“).

  • Klikněte na „Vygenerovat dokumenty pro označené“.

  • U těch žádostí v seznamu, kterým jste vygenerovali dokument, přibyl ve sloupci „Akce“ odkaz „Stáhnout“.
    Pokud chcete vygenerované dokumenty ještě individuálně upravit:
    4.1 klikněte na odkaz „Stáhnout“ – dokument si stáhnete do počítače, kde si ho můžete upravit,
    4.2 kliknutím na odkaz „Spravovat“ se zpřístupní možnost nahrát pro konkrétní žádost upravený dokument.

Odeslání dokumentů

Poté, co jste vygenerovali dokumenty pro konkrétní žádosti, můžete je odeslat žadatelům.

Pozor!

Abyste mohli vygenerované dokumenty odeslat, musíte mít vytvořený průvodní e-mail, který se žadatelům odešle spolu s dokumentem. Vytvoříte ho v záložce "Hromadné notifikace".

Podívejte se

Vytvořit/upravit hromadnou notifikaci

V záložce „Šablony“ po kliknutí na „Spravovat“ u konkrétní šablony se otevře seznam žádostí, kde jste vygenerovali dokumenty.

Odosielanie vygenerovaných dokumentov

  • Pokud chcete, aby se v seznamu zobrazovaly i neodeslané žádosti, zaškrtněte „zobrazit i neodeslané žádosti“.

  • Označte žádosti, pro které chcete vygenerované dokumenty odeslat (případně klikněte na „Označit všechny“).

  • Zvolte průvodní e-mail, který se má označeným žádostem odeslat s vygenerovaným dokumentem v příloze.
    Kliknutím na šipku se otevře seznam vytvořených hromadných notifikací, ze kterých si můžete vybrat.

  • Klikněte na „ODESLAT VYGENEROVANÉ DOKUMENTY E-MAILEM“.

Obsah
×