Pri čem potrebujete pomoč?
Začetna načela in uporaba dokumentov
V sistemu eGRANT imate možnost pripravljati pogodbe ali druge dokumente. (v formatu Word ali PDF) za posamezne vloge in prosilce samodejno poslano po e-pošti.. V teh dokumentih lahko pridobivanje določenih podatkov iz katerega koli obrazca. v sistemu eGRANT (vloga za donacijo, končno poročilo, obrazec po meri itd.).
Pogodbe
Pri delu s pogodbami v sistemu eGRANT je „Pogodbe“ v meniju na ravni programa. Tu boste našli seznam vseh odobrene vloge (da ne bi na koncu poslali pogodbe prosilcu, katerega vloga še ni bila odobrena).
V tem zavihku pogodbe ustvarjate, in njihovo neposredno od tu Pošlji na na e-poštne naslove prosilcev.
Pri ustvarjanju pogodb v sistemu eGRANT Ne pozabite na:
Nastavitev oblike številčenja
Pred ustvarjanjem pogodb nastavite obliko številčenja pogodb v polju „Nastavitve“ na ravni programa.
Oblika predloge pogodbe
Ustvarite predlogo pogodbe v formatu Word ali OpenDocument in se prepričajte, da dokument ne vsebuje različnih skritih oblikovanje (npr. oblika številčenja odstavkov ali oblika puščic).
Ne pozabite na predlogo pogodbe Naloži ga v „Nastavitve“ na ravni programa.
Nalaganje podatkov
Ne pozabite, da se lahko v pogodbo samodejno naložijo samo podatki, ki so nekje na voljo (ki jih vlagatelj izpolni v obrazcu ali jih zabeleži eGRANT - npr. datum pošiljanja vloge).
Ne pozabite tudi, da imajo lahko prebrani podatki le obrazec, kot je dovoljeno v dokumentu Word - možnosti Worda določajo, kako bodo podatki videti v končni pogodbi.
E-poštno obvestilo
Ko so pogodbe poslane prosilcem, se samodejno pošlje e-poštno sporočilo z obvestilom, v katerem je pogodbeni dokument kot priponka.
To e-poštno sporočilo z obvestilom najdete v razdelku „Obvestila“ z naslovom „Pošiljanje darilne pogodbe“ in ga lahko prilagodite za vse programe enotno v meniju na ravni organizacije ali samo za določen program v meniju na ravni programa.
Elektronski podpis
Prosilci lahko pogodbe podpišejo tudi elektronsko - ta funkcija je plačljiva, zato nas kontaktirajte, če vas zanima.
V primeru elektronskega podpisa, ko se pogodbe pošljejo vlagateljem, se lahko uporabi drug e-poštno sporočilo z obvestilom: „Obvestilo za digitalno podpisovanje pogodb“.
Drugi dokumenti
V sistemu eGRANT lahko poleg pogodbe pripravite tudi druge dokumente. Uporabite lahko zavihek „Predloge“ v meniju na ravni programa.
Tukaj ste Naloži ga vzorčni dokument, ustvarjate ga za posebno zahtevo, in celo ga od tam Pošlji na na e-poštne naslove prosilcev.
Pri ustvarjanju predlog v sistemu eGRANT Ne pozabite na:
Oblika predloge dokumenta
Ustvarite predlogo dokumenta v formatu Word ali OpenDocument in se prepričajte, da dokument ne vsebuje različnih skritih oblikovanje (npr. oblika številčenja odstavkov ali oblika puščic).
Predloga dokumenta Nalaganje v „Predloge“ na ravni programa.
Nalaganje podatkov
Ne pozabite, da se lahko v predlogo samodejno naložijo samo podatki, ki so nekje na voljo (ki jih vlagatelj izpolni v obrazcu ali jih zabeleži eGRANT - npr. datum pošiljanja vloge).
Ne pozabite tudi, da imajo lahko prebrani podatki le obrazec, kot je dovoljeno v dokumentu Word - možnosti Worda določajo, kako bodo podatki videti v končni pogodbi.
E-poštno obvestilo
Pred pošiljanjem dokumentov prosilcem morate najprej ustvariti e-poštno sporočilo z obvestilom, ki mu bo priložen ustvarjeni dokument. To e-poštno sporočilo z obvestilom lahko ustvarite v razdelku „Množična obvestila“ na ravni programa.