Ako želite izvesti podatke u obliku Excel dokumenta, imate u eGRANT-u dvije mogućnosti:

1. Izvoz pregledne tablice,
2. Izvoz prema predlošku.

1. Izvoz pregledne tablice

Kod većine popisa u eGRANT-u (pregledne tablice) pronaći ćete ikonu Excela dokumenta.

Klikom na tu ikonu preuzimate Excel dokument koji sadrži podatke iz tablice u onakvom obliku u kakvom su prikazani (npr. ako imate uključen neki filtar – u izvozu će biti samo filtrirani popis, ili ako imate skrivene neke stupce tablice – izvoz neće sadržavati skrivene stupce i sl.).

2. Izvoz prema predlošku

U tom slučaju najprije morate izraditi predložak predložak izvoza u kojem definirate koji će se podaci prikazati u kojem stupcu Excel dokumenta. Tek nakon izrade takvog predloška možete zatim pokrenuti izvoz ili za konkretan poziv ili za sve pozive.

Izvesti možete:

• sve podatke koji se nalaze u bilo kojem obrascu (zahtjev, završno izvješće itd.) u obliku jednostavnog polja;
• kod podataka koji se u obrascu nalaze u obliku tablice, musíte vziať do úvahy formát Excel dokumentu –  údaje celej tabuľky môžete vyexportovať do jednej bunky, alebo rozdeliť do stĺpcov Excel-u;
• sistemske podatke koji nisu sadržani ni u jednom obrascu, ali ih sustav bilježi (npr. broj zahtjeva, odobreni iznos i sl.).

Razmišljajte o izvozima već pri izradi obrazaca

Razmislite koje će vam podatke kasnije trebati obraditi za razne interne potrebe i pobrinite se da vam ih podnositelj navodi u nekom od obrazaca, ili da ih možete izvesti u Excel dokumentu na temelju drugih dostupnih podataka, odnosno da ih sustav bilježi u eGRANT-u.

U kartici „Izvoz“ u glavnom izborniku izrađujete predloške izvoza i ovdje možete pokrenuti izvoz za više poziva.

Izvoz za konkretan poziv pokrećete u kartici „Izvoz“ u izborniku na razini poziva.

Predložak izvoza

Bez izrađenog predloška izvoza nije moguće izvesti podatke.

Načela pri izradi predloška izvoza:

Koji se podatak izvozi, definirate oznakom (tagom).

Svako polje obrasca ima svoju odgovarajuću oznaku, a također svaki sistemski podatak ima svoju zadanu oznaku.

Predloške izvoza izrađujete u kartici „Izvoz: Upravljanje izvozima“ u glavnom izborniku.

To znači da sve te predloške možete potom koristiti u bilo kojem pozivu.

To vrijedi u slučaju da su oznake podataka koje želite imati u izvozu jednake u svim pozivima.

Npr.: Imate dva poziva „Prvi poziv“ i „Drugi poziv“. Želite izraditi izvoz koji sadrži adresu podnositelja i njegov bankovni račun. Ako polja u kojima podnositelj navodi svoju adresu i bankovni račun imaju istu oznaku u obrascu u „Prvom pozivu“ i u „Drugom pozivu“, dovoljno je izraditi jedan predložak izvoza. Ako pak npr. polje za bankovni račun u obrascu „Drugog poziva“ ima drugu oznaku, morate izraditi dva predloška (jedan predložak za „Prvi poziv“ i drugi predložak za „Drugi poziv“).

Ako se predložak izvoza može koristiti samo za određeni poziv (pozive), ne zaboravite to zabilježiti u nazivu ili opisu predloška.

Pri pokretanju izvoza otvara se potpuni popis svih izrađenih predložaka, a korištenje posebnog naziva/opisa olakšat će vam snalaženje na popisu.

Osim stavki koje izvoz treba sadržavati, u predlošku izvoza možete definirati i uvjete izvoza.

To znači kojih se zahtjeva izvoz tiče (ako ne definirate nijedan uvjet, Excel dokument će sadržavati podatke iz svih zahtjeva, uključujući one u izradi).

Npr. ako želite u izvozu podatke samo odobrenih zahtjeva ili samo zahtjeva s traženim iznosom višim od 1000 €, možete to definirati u uvjetima predloška izvoza.

Svako polje obrasca ima svoju odgovarajuću oznaku, a također svaki sistemski podatak ima svoju zadanu oznaku.

To znači da sve te predloške možete potom koristiti u bilo kojem pozivu.

To vrijedi u slučaju da su oznake podataka koje želite imati u izvozu jednake u svim pozivima.

Npr.: Imate dva poziva „Prvi poziv“ i „Drugi poziv“. Želite izraditi izvoz koji sadrži adresu podnositelja i njegov bankovni račun. Ako polja u kojima podnositelj navodi svoju adresu i bankovni račun imaju istu oznaku u obrascu u „Prvom pozivu“ i u „Drugom pozivu“, dovoljno je izraditi jedan predložak izvoza. Ako pak npr. polje za bankovni račun u obrascu „Drugog poziva“ ima drugu oznaku, morate izraditi dva predloška (jedan predložak za „Prvi poziv“ i drugi predložak za „Drugi poziv“).

Pri pokretanju izvoza otvara se potpuni popis svih izrađenih predložaka, a korištenje posebnog naziva/opisa olakšat će vam snalaženje na popisu.

To znači kojih se zahtjeva izvoz tiče (ako ne definirate nijedan uvjet, Excel dokument će sadržavati podatke iz svih zahtjeva, uključujući one u izradi).

Npr. ako želite u izvozu podatke samo odobrenih zahtjeva ili samo zahtjeva s traženim iznosom višim od 1000 €, možete to definirati u uvjetima predloška izvoza.

U sustavu su već predefinirani tri predloška izvoza:

1. E-mailovi registriranih – popis e-mail adresa svih registriranih korisnika
2. Izvoz: ocjenjivanje projekata – izvoz sadrži: broj zahtjeva, naziv podnositelja, naziv zahtjeva, traženi iznos, vlastita sredstva, status zahtjeva, ukupan broj bodova (ovisno o postavkama ocjenjivanja – zbroj ili prosjek), broj bodova po pojedinim kriterijima ocjenjivanja za svakog ocjenjivača i predloženi iznos za svakog ocjenjivača (ako je dio kriterija ocjenjivanja).
3. Rezultati provjere u registrima (dostupno pri korištenju usluge provjere u registrima) – izvoz sadrži: broj zahtjeva, podnositelja, naziv projekta, status provjere, datum provedbe provjere, ukupan rezultat provjere (OK = svi registri OK, NOK = u nekom registru pronađen problem) i rezultat provjere za pojedine registre (1 = OK, 0 = problem).

Ove predloške ne možete uređivati, ali ih možete duplicirati u nove predloške izvoza.

Za upravitelje participacije

Osim gore navedenih, za upravitelje participativnih proračuna na raspolaganju je predefinirani predložak:

Export hlasov – sadrži podatke iz obrasca za glasanje (ovisno o vrsti obrasca): ime, tel. broj, grad, ulica, poštanski broj, e-mail, dobna kategorija, izvor, datum i vrijeme, projekt(i) za koji/koje je glasač glasao.

Pogledajte također

Izrada/uređivanje predloška izvoza

Pokretanje izvoza

Ako već imate izrađen predložak izvoza, možete na temelju njega izvesti podatke.

1. Za konkretan poziv

Nakon odabira tog poziva u kartici „Izvoz“ u izbornik na razini poziva, klikom na ikonu „XLSX“.

2. Za više poziva zajedno

U kartici „Izvoz: Izvoz svih zahtjeva“ u glavnom izborniku, klikom na poveznicu „EXPORT“.

Da biste mogli izvesti podatke za više poziva, oznake tih podataka moraju se podudarati u svim pozivima.
Prednost su sistemski podaci koji imaju nepromjenjive, zadane oznake (npr. broj zahtjeva – „application_number“).

Kod podataka iz obrasca pak oznaku ručno unosite pri izradi stavke obrasca i tu je već veća vjerojatnost da se neće podudarati.

Nakon odabira tog poziva u kartici „Izvoz“ u izbornik na razini poziva, klikom na ikonu „XLSX“.

U kartici „Izvoz: Izvoz svih zahtjeva“ u glavnom izborniku, klikom na poveznicu „EXPORT“.

Da biste mogli izvesti podatke za više poziva, oznake tih podataka moraju se podudarati u svim pozivima.
Prednost su sistemski podaci koji imaju nepromjenjive, zadane oznake (npr. broj zahtjeva – „application_number“).

Kod podataka iz obrasca pak oznaku ručno unosite pri izradi stavke obrasca i tu je već veća vjerojatnost da se neće podudarati.

Pogledajte također

Pokretanje izvoza