S čím potřebujete pomoci?

< Domů
Tisk

Jak exportovat data z eGRANT-u

Aktualizováno

Pokud chcete exportovat data ve formě Excel dokumentu, máte v eGRANTu dvě možnosti:

  1. Export přehledové tabulky,
  2. Export podle šablony.

1. Export přehledové tabulky

U většiny seznamů v eGRANTu (přehledové tabulky) najdete ikonu Excelu dokumentu.

Export prehľadovej tabuľky

Kliknutím na tuto ikonu si stáhnete Excel dokument, který obsahuje údaje z tabulky v takové podobě, jak jsou zobrazeny (např. pokud máte zapnutý nějaký filtr – v exportu bude jen vyfiltrovaný seznam, nebo pokud máte skryté některé sloupce tabulky – export nebude obsahovat skryté sloupce apod.).

2. Export podle šablony

V tomto případě si musíte nejprve vytvořit šablonu šablonu exportu, kde nadefinujete, které údaje se zobrazí v kterém sloupci Excel dokumentu. Teprve po vytvoření takové šablony můžete následně spustit export buď za konkrétní výzvu, nebo za všechny výzvy.

Ako exportovať údaje z eGRANT-u
Exportovat můžete:
  • všechny údaje, které se nacházejí v jakémkoli formuláři (žádost, závěrečná zpráva atd.) v podobě jednoduchého pole;
  • v případě údajů, které se ve formuláři nacházejí ve formě tabulky, musíte vzít v úvahu formát Excel dokumentu – údaje celé tabulky můžete exportovat do jedné buňky, nebo rozdělit do sloupců Excelu;
  • systémové údaje, které sice nejsou obsaženy v žádném formuláři, ale systém je zaznamenává (např. číslo žádosti, schválená částka apod.).
Myslete na exporty už při tvorbě formulářů

Myslete na to, které údaje budete později potřebovat zpracovat pro různé interní potřeby, a ujistěte se, že vám je buď žadatel uvádí v některém formuláři, nebo si je dokážete odvodit v Excel dokumentu na základě jiných dostupných údajů, případně jsou tyto údaje systémově zaznamenávány v eGRANTu.

V záložce „Export“ v hlavním menu vytvoříte šablony exportů a také zde můžete spustit export za více výzev.Záložka "Exporty" v hlavnom menu

Export za konkrétní výzvu spustíte v záložce „Export“ v menu na úrovni výzvy.Záložka "Export" v menu na úrovni výzvy

Šablona exportu

Bez vytvořené šablony exportu není možné exportovat data.

Zásady při tvorbě šablony exportu:

Který údaj se má exportovat, nadefinujete tagem.

Každé pole formuláře má svůj příslušný tag a také každý systémový údaj má svůj výchozí tag.
Ukážka tagu formulárovej položky

To znamená, že všechny tyto šablony můžete následně použít v jakékoli výzvě.
Vytvorenie šablóny exportu

Platí to v případě, že tagy údajů, které chcete mít v exportu, jsou shodné napříč výzvami.

Např.: Máte dvě výzvy „První výzva“ a „Druhá výzva“. Chcete si vytvořit export, který bude obsahovat adresu žadatele a jeho bankovní účet. Pokud pole, kde žadatel uvádí svou adresu a bankovní účet, mají stejný tag ve formuláři v „První výzvě“ i v „Druhé výzvě“, stačí vytvořit jednu šablonu exportu. Pokud má ale např. pole pro bankovní účet ve formuláři „Druhé výzvy“ jiný tag, musíte vytvořit dvě šablony (jednu šablonu pro „První výzvu“ a druhou šablonu pro „Druhou výzvu“).

Při spouštění exportu se totiž otevře kompletní seznam všech vytvořených šablon a použití osobitého názvu/popisu vám usnadní orientaci v seznamu.

To znamená, kterých žádostí se má export týkat (pokud nenadefinujete žádnou podmínku, v Excel dokumentu budou údaje ze všech žádostí, i rozpracovaných).

Např. pokud chcete v exportu údaje jen schválených žádostí, nebo jen žádostí s požadovanou částkou vyšší než 1000 €, můžete si to nadefinovat v podmínkách šablony exportu.

V systému jsou již předdefinovány tři šablony exportů:
  1. E-maily registrovaných – seznam e-mailových adres všech registrovaných uživatelů
  2. Export: hodnocení projektů – export obsahuje: číslo žádosti, název žadatele, název žádosti, požadovanou částku, vlastní zdroje, stav žádosti, výsledný počet bodů (podle nastavení hodnocení buď součet, nebo průměr), počet bodů za jednotlivá kritéria hodnocení pro každého hodnotitele a navrhovanou částku za každého hodnotitele (pokud je součástí kritérií hodnocení).
  3. Výsledky ověření v registrech (dostupné v případě využívání služby ověření v registrech) – export obsahuje: číslo žádosti, žadatele, název projektu, stav kontroly, datum provedení kontroly, celkový výsledek kontroly (OK = všechny registry OK, NOK = v některém registru se našel problém) a výsledek kontroly za jednotlivé registry (1 = OK, 0 = problém).

Tyto šablony nelze editovat, můžete je však duplikovat do nových šablon exportů.

Pro manažery participace

Kromě výše zmíněných je k dispozici pro manažery participativních rozpočtů předdefinovaná šablona:

Export hlasů – obsahuje údaje z hlasovacího formuláře (v závislosti na typu formuláře): jméno, tel. číslo, město, ulici, PSČ, e-mail, věkovou kategorii, zdroj, datum a čas, projekt(y), za které hlasující hlasoval.

Podívejte se

Vytvoření/úprava šablony exportu

Spuštění exportu

Pokud již máte vytvořenou šablonu exportu, můžete na jejím základě exportovat data.

1. Za konkrétní výzvu

Po zvolení této výzvy v záložce „Export“ v menu na úrovni výzvy, kliknutím na ikonu „XLSX“.
Spustenie exportu za konkrétnu výzvu

V záložce „Export: Export všech žádostí“ v hlavním menu, kliknutím na odkaz „EXPORT“.
Export údajov za všetky výzvy

Abyste mohli exportovat údaje za více výzev, tagy těchto údajů se musí shodovat napříč výzvami.
Výhodou jsou systémové údaje, které mají neměnné, výchozí tagy (např. číslo žádosti – „application_number“).

U údajů z formuláře však tag ručně vkládáte při vytváření položky formuláře a tam je již vyšší pravděpodobnost, že se nebudou shodovat.

Podívejte se

Spuštění exportu

Obsah
×