S čím potřebujete pomoci?
Prehľad procesov, ktoré zvládnete v eGRANTe
V systému eGRANT můžete pracovat se žádostmi o dotaci/grant od jejich přijetí, přes hodnocení, schvalování a smluvní zajištění až po vyúčtování.
Příjem žádostí
Abyste mohli v eGRANTu přijímat žádosti, je potřeba otevřít program (nebo více programů) a vytvořit formulář žádosti.
Po otevření programu se žadatelé mohou registrovat na vstupní stránce a začít vyplňovat žádost. Každého registrovaného žadatele si můžete prohlédnout v seznamu žadatelů. Jejich žádosti (ať už rozpracované, nebo vyplněné a odeslané) si zase můžete prohlédnout v seznamu žádostí.
Kontrola přijatých žádostí
Přímo v eGRANTu máte také možnost ověřit závazky žadatelů ve více registrech (tato funkce je zpoplatněna; pokud o ni máte zájem, kontaktujte nás).
Pokud potřebujete provést formální kontrolu žádostí na základě určitého kontrolního listu, můžete k tomu využít vlastní formuláře a vytvořit si tento kontrolní list ve formě formuláře určeného manažerům. Pokud k této kontrole vystavujete nějaké stanovisko nebo záznam, můžete použít funkci šablon, která umožňuje automatické generování a odesílání dokumentů.
V případě potřeby máte také možnost již odeslanou žádost znovu otevřít a vrátit žadateli k opravě.
Hodnocení a schvalování
V systému eGRANT můžete vytvořit přístupové účty pro hodnotitele, kterým přidělíte žádosti k hodnocení. Hodnotitel si pak po přihlášení do svého účtu najde seznam všech žádostí k ohodnocení.
Pro hodnotitele vytvoříte kritéria hodnocení, na jejichž základě budou přidělené žádosti hodnotit. Tato kritéria mají formu mini formuláře, který se hodnotiteli zobrazuje v pravé části obrazovky po otevření hodnocené žádosti. Hodnocení máte možnost vrátit hodnotitelům k opravě.
Poté, co všichni hodnotitelé odešlou všechna svá hodnocení, body se sečtou a žádosti se zobrazí seřazené podle počtu bodů v záložce „Schvalování “. Zde máte možnost ručně zadat pro jednotlivé žádosti navrhované částky ke schválení. V případě, že se schválené částky shodují s požadovanými, máte možnost automatického schválení projektů (do výše rozpočtu určeného na dotace).
Smluvní zajištění
Pro všechny schválené žádosti můžete automaticky generovat smlouvu na základě vzorového dokumentu, který do eGRANTu nahrajete. Vygenerované smlouvy s načtenými údaji ze žádosti můžete poté automaticky odeslat na e-mailové adresy žadatelů.
Vyúčtování
V procesu vyúčtování můžete využít závěrečné zprávy, případně i průběžné zprávy. Obě si vytvoříte ve formě formuláře, který žadatel vyplní podobně, jako vyplňoval žádost o dotaci/grant.
Do formuláře závěrečné i průběžné zprávy můžete přetahovat údaje z jiných formulářů (např. z formuláře žádosti o dotaci/grant).
Odeslanou závěrečnou i průběžnou zprávu můžete přijmout (schválit), nebo vrátit žadateli k opravě.
Participativní rozpočet
V systému eGRANT můžete také spravovat participativní rozpočet – od přijímání nápadů, přes posuzování, hlasování veřejnosti, schvalování a smluvní zajištění až po vyúčtování, stejně jako při správě dotací.
Procesy přijímání nápadů/projektů, jejich kontrola, posuzování, smluvní zajištění a vyúčtování se shodují se správou dotací v eGRANTu a najdete je vysvětlené v tomto manuálu rozdělené do kategorií.
Proces hlasování veřejnosti a případné další zvláštnosti týkající se participativního rozpočtu najdete v samostatné kategorii „Participativní rozpočet“.