S čím potřebujete pomoci?
Základní principy a využití dokumentů
V systému eGRANT máte možnost generovat smlouvy nebo jiné dokumenty (ve formátu Word nebo PDF) pro jednotlivé žádosti a žadatelům je automaticky posílat e-mailem. Do těchto dokumentů můžete načíst konkrétní údaje z libovolného formuláře v eGRANTu (žádost o dotaci, závěrečná zpráva, vlastní formulář apod.).
Smlouvy
Při práci se smlouvami v rámci eGRANTu se využívá hlavně záložka „Smlouvy“ v menu na úrovni programu. Zde naleznete seznam všech žádostí, které byly schváleny (takže se nestane, že odešlete smlouvu žadateli, jehož žádost nebyla schválena).
V této záložce smlouvy vygenerujete, a také je odtud přímo odešlete na e-mailové adresy žadatelů.
Při tvorbě smluv v eGRANTu si zapamatujte:
Nastavte si formát číslování
Před generováním smluv si nastavte formát číslování smluv v záložce „Nastavení“ na úrovni programu.
Formát šablony smlouvy
Šablonu smlouvy vytvořte ve formátu Word nebo OpenDocument a ujistěte se, že dokument neobsahuje různé skryté formátování (např. formát číslování odstavců nebo formát odrážek).
Šablonu smlouvy nezapomeňte nahrát v záložce „Nastavení“ na úrovni programu.
Načítání údajů
Pamatujte na to, že do smlouvy je možné automaticky načíst pouze takové údaje, které jsou někde k dispozici (buď je žadatel vyplnil v některém formuláři, nebo je to údaj, který zaznamenává eGRANT – např. datum odeslání žádosti).
Pamatujte také na to, že načtené údaje mohou mít pouze takovou podobu, jakou umožňuje dokument Word – to, jak bude daný údaj vypadat ve výsledné smlouvě, určují možnosti aplikace Word.
Notifikační e-mail
Při odesílání smluv žadatelům se automaticky odesílá notifikační e-mail, jehož přílohou je dokument smlouvy.
Tento notifikační e-mail naleznete v záložce „Notifikace“ pod názvem „Zaslání darovací smlouvy“ a můžete si ho upravit pro všechny programy jednotně v menu na úrovni organizace, nebo pouze pro konkrétní program v menu na úrovni programu.
Elektronický podpis
Smlouvy mohou žadatelé podepsat i elektronicky – tato funkce je zpoplatněna, a v případě zájmu nás kontaktujte.
V případě elektronického podepisování se při odesílání smluv žadatelům posílá jiný notifikační e-mail: „Notifikace pro digitální podepsání smlouvy“.
Jiné dokumenty
V eGRANTu máte možnost kromě smlouvy generovat i další dokumenty. Využijete k tomu záložku „Šablony“ v menu na úrovni programu.
Zde si nahrajete vzor dokumentu, vygenerujete vygenerujete ho pro konkrétní žádosti a také ho odtud odešlete na e-mailové adresy žadatelů.
Při tvorbě šablon v eGRANTu si zapamatujte:
Formát šablony dokumentu
Šablonu dokumentu vytvořte ve formátu Word nebo OpenDocument a ujistěte se, že dokument neobsahuje různé skryté formátování (např. formát číslování odstavců nebo formát odrážek).
Šablonu dokumentu nahráváte v záložce „Šablony“ na úrovni programu.
Načítání údajů
Pamatujte na to, že do šablony je možné automaticky načíst pouze takové údaje, které jsou někde k dispozici (buď je žadatel vyplnil v některém formuláři, nebo je to údaj, který zaznamenává eGRANT – např. datum odeslání žádosti).
Pamatujte také na to, že načtené údaje mohou mít pouze takovou podobu, jakou umožňuje dokument Word – to, jak bude daný údaj vypadat ve výsledné smlouvě, určují možnosti aplikace Word.
Notifikační e-mail
Před odesíláním dokumentů žadatelům musíte nejprve vytvořit notifikační e-mail, jehož přílohou bude vygenerovaný dokument. Tento notifikační e-mail vytvoříte v záložce „Hromadné notifikace“ na úrovni programu.