Pri čem potrebujete pomoč?
Pregled procesov, ki jih lahko obdelujete v sistemu eGRANT
V sistemu eGRANT lahko delate z vlogami za dotacijo/grant od njihovega prejema, prek ocenjevanja, odobravanja in sklenitve pogodb vse do končnega obračuna.
Sprejemanje vlog
Da bi lahko v eGRANTu sprejemali vloge, je treba odpreti program (ali več programov) in ustvariti obrazec vloge.
Po odprtju programa se vlagatelji lahko registrirajo na vstopni strani in začnejo izpolnjevati vlogo. Vsakega registriranega vlagatelja si lahko ogledate v seznamu vlagateljev. Njihove vloge (bodisi v pripravi bodisi izpolnjene in oddane) si lahko ogledate v seznamu vlog.
Preverjanje prejetih vlog
Neposredno v eGRANTu imate tudi možnost preveriti obveznosti vlagateljev v več registrih (ta funkcija je plačljiva; če vas zanima, nas kontaktirajte).
Če morate opraviti formalno preverjanje vlog na podlagi določenega kontrolnega seznama, lahko za to uporabite lastne obrazce in ustvarite ta kontrolni seznam v obliki obrazca, namenjenega upravljavcem. Če ob tem preverjanju izdajate kakšno mnenje ali zapisnik, lahko uporabite funkcijo predlog, ki omogoča samodejno generiranje in pošiljanje dokumentov.
Po potrebi imate tudi možnost že oddano vlogo znova odpreti in jo vrniti vlagatelju v popravek.
Ocenjevanje in odobravanje
V sistemu eGRANT lahko ustvarite dostopovne račune za ocenjevalce, katerim dodelite vloge za ocenjevanje. Ocenjevalec po prijavi v svoj račun najde seznam vseh vlog, ki jih mora oceniti.
Za ocenjevalce ustvarite merila ocenjevanja, na podlagi katerih bodo ocenjevali dodeljene vloge. Ta merila imajo obliko mini obrazca, ki se ocenjevalcu prikaže na desni strani zaslona po odprtju vloge, ki jo ocenjuje. Ocene imate možnost vrniti ocenjevalcem v popravek.
Potem ko vsi ocenjevalci oddajo vse svoje ocene, se točke seštejejo in vloge se prikažejo razvrščene po številu točk v zavihku „Odobravanje “. Tu imate možnost ročno vnesti za posamezne vloge predlagane zneske za odobritev. V primeru, da se odobreni zneski ujemajo z zahtevanimi, imate možnost samodejne odobritve projektov (do višine proračuna, namenjenega dotacijam).
Sklenitev pogodb
Za vse odobrene vloge lahko samodejno generirate pogodbo na podlagi vzorčnega dokumenta, ki ga naložite v eGRANT. Generirane pogodbe z naloženimi podatki iz vloge lahko nato samodejno pošljete na e-poštne naslove vlagateljev.
Končni obračun
V procesu končnega obračuna lahko uporabite zaključna poročila, po potrebi tudi vmesna poročila. Oba ustvarite v obliki obrazca, ki ga vlagatelj izpolni podobno, kot je izpolnil vlogo za dotacijo/grant.
V obrazec zaključnega in vmesnega poročila lahko povlečete podatke iz drugih obrazcev (npr. iz obrazca vloge za dotacijo/grant).
Oddano zaključno in vmesno poročilo lahko sprejmete (odobrite) ali vrnete vlagatelju v popravek.
Participativni proračun
V sistemu eGRANT lahko upravljate tudi participativni proračun – od sprejemanja idej, prek presojanja, glasovanja javnosti, odobravanja in sklenitve pogodb vse do končnega obračuna, enako kot pri upravljanju dotacij.
Procesi sprejemanja idej/projektov, njihovo preverjanje, presojanje, sklenitev pogodb in končni obračun se ujemajo z upravljanjem dotacij v eGRANTu in jih boste našli pojasnjene v tem priročniku, razdeljene v kategorije.
Postopek glasovanja javnosti in morebitne druge posebnosti v zvezi s participativnim proračunom boste našli v samostojni kategoriji „Participativni proračun“.