S čím potrebujete pomôcť?
Prehľad procesov, ktoré zvládnete v eGRANTe
V systéme eGRANT môžete pracovať so žiadosťami o dotáciu/grant od ich prijatia, cez hodnotenie, schvaľovanie a zazmluvnenie až po vyúčtovanie.
Prijímanie žiadostí
Aby ste v eGRANTe mohli prijímať žiadosti, je potrebné otvoriť program (alebo viacero programov) a vytvoriť formulár žiadosti.
Po otvorení programu sa žiadatelia môžu registrovať na vstupnej stránke a začať vypĺňať žiadosť. Každého zaregistrovaného žiadateľa si môžete pozrieť v zozname žiadateľov. Ich žiadosti (či už v rozpracovanom stave, alebo vyplnené a odoslané) si zase môžete pozrieť v zozname žiadostí.
Kontrola prijatých žiadostí
Priamo v eGRANTe máte tiež možnosť overiť záväzky žiadateľov vo viacerých registroch (táto funkcia je spoplatnená, ak o ňu máte záujem, kontaktujte nás).
Ak potrebujete robiť formálnu kontrolu žiadostí na základe určitého kontrolného hárku, môžete na to využiť vlastné formuláre a vytvoriť si tento kontrolný hárok vo forme formuláru určenému manažérom. Ak o tejto kontrole vystavujete nejaké stanovisko alebo záznam, použiť môžete funkciu šablón, ktorá umožňuje automatické generovanie a odosielanie dokumentov.
V prípade potreby máte tiež možnosť už odoslanú žiadosť znova otvoriť a vrátiť žiadateľovi na opravu.
Hodnotenie a schvaľovanie
V systéme eGRANT môžete vytvoriť prístupové účty pre hodnotiteľov, ktorým pridelíte žiadosti, ktoré majú hodnotiť. Hodnotiteľ si potom po prihlásení sa do svojho účtu nájde zoznam všetkých žiadostí, ktoré má ohodnotiť.
Pre hodnotiteľov vytvoríte kritériá hodnotenia, na základe ktorých budú pridelené žiadosti hodnotiť. Tieto kritériá majú formu mini formuláru, ktorý sa hodnotiteľovi zobrazuje na pravej časti obrazovky po otvorení žiadosti, ktorú hodnotí. Hodnotenia máte možnosť vrátiť hodnotiteľom na opravu.
Po tom, čo všetci hodnotitelia odošlú všetky svoje hodnotenia, body sa sčítajú a žiadosti sa zobrazia zoradené podľa počtu bodov v záložke „Schvaľovanie“. Tu máte možnosť manuálne vpísať pre jednotlivé žiadosti navrhované sumy na schválenie. V prípade, že sa schválené sumy zhodujú s požadovanými, máte možnosť automatického schválenia projektov (do výšky rozpočtu určenému na dotácie).
Zazmluvnenie
Pre všetky schválené žiadosti môžete automaticky generovať zmluvu na základe vzorového dokumentu, ktorý do eGRANTu nahráte. Vygenerované zmluvy s načítanými údajmi zo žiadosti môžete potom automaticky odoslať na emailové adresy žiadateľov.
Vyúčtovanie
V procese vyúčtovania môžete využiť záverečné správy, prípadne aj priebežné správy. Obe si vytvoríte vo forme formuláru, ktorý žiadateľ vyplní podobne, ako vypĺňal žiadosť o dotáciu/grant.
Do formuláru záverečnej aj priebežnej správy môžete ťahať údaje z iných formulárov (napr. z formuláru žiadosti o dotáciu/grant).
Odoslanú záverečnú aj priebežnú správu môžete akceptovať (schváliť), alebo vrátiť žiadateľovi na opravu.
Participatívny rozpočet
V systéme eGRANT môžete tiež spravovať participatívny rozpočet – od prijímania nápadov, cez posudzovanie, hlasovanie verejnosti, schvaľovanie a zazmluvnenie až po vyúčtovanie, rovnako ako pri správe dotácií.
Procesy prijímania nápadov/projektov, ich kontrola, posudzovanie, zazmluvnenie a vyúčtovanie sa zhodujú so správou dotácií v eGRANTe a nájdete ich vysvetlené v tomto manuáli rozdelené do kategórií.
Proces hlasovania verejnosti a prípadné ďalšie osobitosti týkajúce sa participatívneho rozpočtu nájdete pod samostatnou kategóriou „Participatívny rozpočet„.