V sistemu eGRANT lahko delate z vlogami za dotacijo/grant od njihovega prejema prek ocenjevanja, odobritve in sklepanja pogodb do finančnega poročila.
Sprejemanje vlog
Da bi lahko v eGRANT-u sprejemali vloge, morate odpreti program (ali več programov) in ustvariti obrazec vloge.
Po odprtju programa se lahko prijavitelji registrirajo na vstopni strani in začnejo izpolnjevati vlogo. Vsakega registriranega prijavitelja si lahko ogledate v seznamu prijaviteljev. Njihove vloge (bodisi v pripravi bodisi izpolnjene in oddane) pa si lahko ogledate v seznamu vlog.
Pregled prejetih vlog
Neposredno v eGRANT-u lahko tudi preverite obveznosti prijaviteljev v več registrih (ta funkcija je plačljiva; če vas zanima, nas kontaktirajte).
Če morate opraviti formalni pregled vlog na podlagi določenega kontrolnega lista, lahko za to uporabite lastne obrazce in ta kontrolni list ustvarite v obliki obrazca, namenjenega menedžerjem. Če o tem pregledu izdajate kakšno mnenje ali zapisnik, lahko uporabite funkcijo predlog, ki omogoča samodejno generiranje in pošiljanje dokumentov.
Po potrebi lahko že oddano vlogo tudi ponovno odprete in jo vrnete prijavitelju v popravek.
Ocenjevanje in odobritev
V sistemu eGRANT lahko ustvarite dostopne račune za ocenjevalce, ki jim dodelite vloge, ki jih morajo oceniti. Ocenjevalec nato po prijavi v svoj račun najde seznam vseh vlog, ki jih mora oceniti.
Za ocenjevalce ustvarite merila ocenjevanja, na podlagi katerih bodo ocenjevali dodeljene vloge. Ta merila imajo obliko mini obrazca, ki se ocenjevalcu prikaže na desni strani zaslona po odprtju vloge, ki jo ocenjuje. Ocene lahko vrnete ocenjevalcem v popravek.
Ko vsi ocenjevalci oddajo vse svoje ocene, se točke seštejejo in vloge se prikažejo razvrščene po številu točk v zavihku „Schvaľovanie“. Tu lahko za posamezne vloge ročno vpišete predlagane zneske za odobritev. Če se odobreni zneski ujemajo z zaprošenimi, lahko projekte samodejno odobrite (do višine proračuna, namenjenega za dotacije).
Sklepanje pogodb
Za vse odobrene vloge lahko samodejno generirate pogodbo na podlagi vzorčnega dokumenta, ki ga naložite v eGRANT. Generirane pogodbe s podatki, prenesenimi iz vloge, lahko nato samodejno pošljete na e-poštne naslove prijaviteljev.
Finančno poročilo
V postopku finančnega poročila lahko uporabite zaključna poročila in po potrebi tudi vmesna poročila. Oboje ustvarite v obliki obrazca, ki ga prijavitelj izpolni podobno kot vlogo za dotacijo/grant.
V obrazec zaključnega in vmesnega poročila lahko prenašate podatke iz drugih obrazcev (npr. iz obrazca vloge za dotacijo/grant).
Oddano zaključno in vmesno poročilo lahko sprejmete (odobrite) ali vrnete prijavitelju v popravek.
Participativni proračun
Za menedžerje participacije
Te informacije so namenjene koordinatorjem participativnega proračuna.
Če vas zanima uporaba sistema eGRANT za upravljanje participativnega proračuna, nas kontaktirajte.
V sistemu eGRANT lahko upravljate tudi participativni proračun – od sprejemanja idej prek presoje, javnega glasovanja, odobritve in sklepanja pogodb do finančnega poročila, enako kot pri upravljanju dotacij.
Postopki sprejemanja idej/projektov, njihovega pregleda, presoje, sklepanja pogodb in finančnega poročila se ujemajo z upravljanjem dotacij v eGRANT-u in so razloženi v tem priročniku, razdeljeni po kategorijah.
Postopek javnega glasovanja in morebitne druge posebnosti participativnega proračuna najdete v ločeni kategoriji „Participativni proračun“.