U sustavu eGRANT možete raditi s prijavama za potporu/grant od njihova zaprimanja, preko ocjenjivanja, odobravanja i sklapanja ugovora do financijskog izvješća.
Zaprimanje prijava
Kako biste u eGRANT-u mogli zaprimati prijave, potrebno je otvoriti program (ili više programa) i izraditi obrazac prijave.
Nakon otvaranja programa prijavitelji se mogu registrirati na početnoj stranici i početi ispunjavati prijavu. Svakog registriranog prijavitelja možete pogledati u popisu prijavitelja. Njihove prijave (bilo u izradi, bilo ispunjene i poslane) možete pak pogledati u popisu prijava.
Provjera zaprimljenih prijava
Izravno u eGRANT-u imate i mogućnost provjeriti obveze prijavitelja u više registara (ova se funkcija naplaćuje; ako ste zainteresirani za nju, kontaktirajte nas).
Ako trebate provesti formalnu provjeru prijava na temelju određenog kontrolnog lista, za to možete upotrijebiti vlastite obrasce i izraditi taj kontrolni list u obliku obrasca namijenjenog menadžerima. Ako o toj provjeri izdajete neko mišljenje ili zapisnik, možete upotrijebiti funkciju predložaka, koja omogućuje automatsko generiranje i slanje dokumenata.
Po potrebi imate i mogućnost već poslanu prijavu ponovno otvoriti i vratiti prijavitelju na ispravak.
Ocjenjivanje i odobravanje
U sustavu eGRANT možete izraditi pristupne račune za ocjenjivače, kojima dodjeljujete prijave koje trebaju ocijeniti. Ocjenjivač nakon prijave u svoj račun pronalazi popis svih prijava koje treba ocijeniti.
Za ocjenjivače izrađujete kriterije ocjenjivanja na temelju kojih će ocjenjivati dodijeljene prijave. Ti kriteriji imaju oblik mini obrasca koji se ocjenjivaču prikazuje na desnoj strani zaslona nakon otvaranja prijave koju ocjenjuje. Ocjenjivanja možete vratiti ocjenjivačima na ispravak.
Nakon što svi ocjenjivači pošalju sva svoja ocjenjivanja, bodovi se zbrajaju, a prijave se prikazuju poredane prema broju bodova na kartici „Schvaľovanie“. Ovdje možete za pojedine prijave ručno upisati predložene iznose za odobrenje. Ako se odobreni iznosi podudaraju s traženima, imate mogućnost automatskog odobravanja projekata (do visine proračuna namijenjenog potporama).
Sklapanje ugovora
Za sve odobrene prijave možete automatski generirati ugovor na temelju predloška dokumenta koji učitate u eGRANT. Generirane ugovore s učitanim podacima iz prijave zatim možete automatski poslati na e-mail adrese prijavitelja.
Financijsko izvješće
U postupku financijskog izvješćivanja možete koristiti završna izvješća, a po potrebi i privremena izvješća. Oba izrađujete u obliku obrasca koji prijavitelj ispunjava slično kao što je ispunjavao prijavu za potporu/grant.
U obrazac završnog i privremenog izvješća možete preuzimati podatke iz drugih obrazaca (npr. iz obrasca prijave za potporu/grant).
Poslano završno i privremeno izvješće možete prihvatiti (odobriti) ili vratiti prijavitelju na ispravak.
Participativni proračun
Za menadžere participacije
Ove su informacije namijenjene koordinatorima participativnog proračuna.
Ako ste zainteresirani za korištenje sustava eGRANT za upravljanje participativnim proračunom, kontaktirajte nas.
U sustavu eGRANT možete upravljati i participativnim proračunom – od zaprimanja ideja, preko procjene, javnog glasovanja, odobravanja i sklapanja ugovora do financijskog izvješća, jednako kao i pri upravljanju potporama.
Procesi zaprimanja ideja/projekata, njihova provjera, procjena, sklapanje ugovora i financijsko izvješće podudaraju se s upravljanjem potporama u eGRANT-u i objašnjeni su u ovom priručniku, razvrstani po kategorijama.
Proces javnog glasovanja i eventualne druge posebnosti koje se odnose na participativni proračun pronaći ćete u zasebnoj kategoriji „Participativni proračun“.