V systému eGRANT můžete pracovat se žádostmi o dotaci/grant od jejich přijetí přes hodnocení, schvalování a uzavření smlouvy až po vyúčtování.
Přijímání žádostí
Abyste v eGRANTu mohli přijímat žádosti, je potřeba otevřít program (nebo více programů) a vytvořit formulář žádosti.
Po otevření programu se žadatelé mohou registrovat na vstupní stránce a začít vyplňovat žádost. Každého zaregistrovaného žadatele si můžete prohlédnout v seznamu žadatelů. Jejich žádosti (ať už v rozpracovaném stavu, nebo vyplněné a odeslané) si zase můžete prohlédnout v seznamu žádostí.
Kontrola přijatých žádostí
Přímo v eGRANTu máte také možnost ověřit závazky žadatelů ve více registrech (tato funkce je zpoplatněná, pokud o ni máte zájem, kontaktujte nás).
Pokud potřebujete provést formální kontrolu žádostí na základě určitého kontrolního listu, můžete k tomu využít vlastní formuláře a vytvořit si tento kontrolní list ve formě formuláře určeného manažerům. Pokud o této kontrole vystavujete nějaké stanovisko nebo záznam, můžete použít funkci šablon, která umožňuje automatické generování a odesílání dokumentů.
V případě potřeby máte také možnost již odeslanou žádost znovu otevřít a vrátit žadateli k opravě.
Hodnocení a schvalování
V systému eGRANT můžete vytvořit přístupové účty pro hodnotitele, kterým přidělíte žádosti, které mají hodnotit. Hodnotitel pak po přihlášení do svého účtu najde seznam všech žádostí, které má ohodnotit.
Pro hodnotitele vytvoříte kritéria hodnocení, na základě kterých budou přidělené žádosti hodnotit. Tato kritéria mají formu mini formuláře, který se hodnotiteli zobrazuje v pravé části obrazovky po otevření žádosti, kterou hodnotí. Hodnocení máte možnost vrátit hodnotitelům k opravě.
Poté, co všichni hodnotitelé odešlou všechna svá hodnocení, se body sečtou a žádosti se zobrazí seřazené podle počtu bodů v záložce „Schvaľovanie“. Zde máte možnost ručně vepsat pro jednotlivé žádosti navrhované částky ke schválení. V případě, že se schválené částky shodují s požadovanými, máte možnost automatického schválení projektů (do výše rozpočtu určeného na dotace).
Uzavření smlouvy
Pro všechny schválené žádosti můžete automaticky generovat smlouvu na základě vzorového dokumentu, který do eGRANTu nahrajete. Vygenerované smlouvy s načtenými údaji ze žádosti pak můžete automaticky odeslat na e-mailové adresy žadatelů.
Vyúčtování
V procesu vyúčtování můžete využít závěrečné zprávy, případně i průběžné zprávy. Obě si vytvoříte ve formě formuláře, který žadatel vyplní podobně, jako vyplňoval žádost o dotaci/grant.
Do formuláře závěrečné i průběžné zprávy můžete načítat údaje z jiných formulářů (např. z formuláře žádosti o dotaci/grant).
Odeslanou závěrečnou i průběžnou zprávu můžete akceptovat (schválit), nebo vrátit žadateli k opravě.
Participativní rozpočet
Pro manažery participace
Tyto informace jsou určeny koordinátorům participativního rozpočtu.
V případě zájmu o využívání systému eGRANT ke správě participativního rozpočtu nás kontaktujte.
V systému eGRANT můžete také spravovat participativní rozpočet – od přijímání nápadů přes posuzování, hlasování veřejnosti, schvalování a uzavření smlouvy až po vyúčtování, stejně jako při správě dotací.
Procesy přijímání nápadů/projektů, jejich kontrola, posuzování, uzavření smlouvy a vyúčtování se shodují se správou dotací v eGRANTu a najdete je vysvětlené v tomto manuálu rozdělené do kategorií.
Proces hlasování veřejnosti a případné další zvláštnosti týkající se participativního rozpočtu najdete v samostatné kategorii „Participativní rozpočet“.