eGRANT-süsteemis saate üksikute taotluste jaoks genereerida lepinguid või muid dokumente (Wordi- või PDF-vormingus) ja saata need taotlejatele automaatselt e-postiga. Nendesse dokumentidesse saate laadida konkreetseid andmeid mis tahes eGRANT-i vormist (toetusetaotlus, lõpparuanne, kohandatud vorm jne).
Lepingud
Lepingutega töötamisel eGRANT-is kasutatakse peamiselt programmi tasandi menüü vahekaarti „Zmluvy“. Siit leiate kõigi kinnitatud taotluste loendi (nii ei juhtu, et saadate lepingu taotlejale, kelle taotlust ei ole kinnitatud).
Sellel vahekaardil lepingud genereerite ja ka saadate need siit otse taotlejate e-posti aadressidele.
Lepingute koostamisel eGRANT-is pidage meeles:
Enne lepingute genereerimist seadistage programmi tasandi vahekaardil „Nastavenia“ lepingute nummerdamise vorming.
Koostage lepingumall Wordi- või OpenDocument-vormingus ja veenduge, et dokument ei sisalda mitmesugust varjatud vormindust (nt lõigunummerduse või täpploendi vormingut).
Ärge unustage lepingumalli üles laadida programmi tasandi vahekaardil „Nastavenia“.
Pidage meeles, et lepingusse saab automaatselt laadida ainult neid andmeid, mis on kuskil olemas (kas taotleja on need mõnes vormis täitnud või on need andmed, mida eGRANT salvestab – nt taotluse esitamise kuupäev).
Pidage meeles ka seda, et laaditud andmetel saab olla ainult selline kuju, mida Wordi dokument võimaldab – seda, kuidas andmed lõplikus lepingus välja näevad, määravad Wordi rakenduse võimalused.
Lepingute saatmisel taotlejatele saadetakse automaatselt teavitusmeil, mille manuseks on lepingudokument.
Selle teavitusmeili leiate vahekaardilt „Notifikácie“ nime „Zaslanie darovacej zmluvy“ all ja saate seda muuta kõigi programmide jaoks ühtselt organisatsiooni tasandi menüüs või ainult konkreetse programmi jaoks programmi tasandi menüüs.
Taotlejad saavad lepinguid allkirjastada ka elektrooniliselt – see funktsioon on tasuline; huvi korral võtke meiega ühendust.
Elektroonilise allkirjastamise korral saadetakse lepingute saatmisel taotlejatele teine teavitusmeil: „Notifikácia pre digitálne podpísanie zmluvy“.
Muud dokumendid
eGRANT-is saate lisaks lepingule genereerida ka muid dokumente. Selleks kasutage programmi tasandi menüü vahekaarti „Šablóny“.
Siin laadite üles dokumendi näidise, genereerite selle konkreetsete taotluste jaoks ja ka saadate selle siit taotlejate e-posti aadressidele.
Malle saate kasutada näiteks:
- Mitut tüüpi lepingute jaoks – kui te ei kasuta kõigi taotluste jaoks ühte lepingunäidist.
- Mitmesuguste arvamuste või nõuete jaoks – mis tahes ametlikud tekstidokumendid, mida teil on vaja taotlejatele e-postiga saata.
Tähelepanu!
Erinevalt lepingutest peate muude dokumentide saatmiseks looma teavitusmeili programmi tasandi vahekaardil „Hromadné notifikácie“.
Mallide koostamisel eGRANT-is pidage meeles:
Koostage dokumendimall Wordi- või OpenDocument-vormingus ja veenduge, et dokument ei sisalda mitmesugust varjatud vormindust (nt lõigunummerduse või täpploendi vormingut).
Dokumendimalli laadite üles programmi tasandi vahekaardil „Šablóny“.
Pidage meeles, et malli saab automaatselt laadida ainult neid andmeid, mis on kuskil olemas (kas taotleja on need mõnes vormis täitnud või on need andmed, mida eGRANT salvestab – nt taotluse esitamise kuupäev).
Pidage meeles ka seda, et laaditud andmetel saab olla ainult selline kuju, mida Wordi dokument võimaldab – seda, kuidas andmed lõplikus lepingus välja näevad, määravad Wordi rakenduse võimalused.
Enne dokumentide saatmist taotlejatele peate esmalt looma teavitusmeili, mille manuseks on genereeritud dokument. Selle teavitusmeili loote programmi tasandi vahekaardil „Hromadné notifikácie“.