В системата eGRANT имате възможност да генерирате договори или други документи (във формат Word или PDF) за отделните заявления и да ги изпращате автоматично по имейл на кандидатите. В тези документи можете да зареждате конкретни данни от всеки формуляр в eGRANT (заявление за субсидия, заключителен отчет, собствен формуляр и др.).
Договори
При работата с договори в eGRANT се използва предимно разделът „Zmluvy“ в менюто на ниво програма. Тук ще намерите списък на всички заявления, които са одобрени (така няма да се случи да изпратите договор на кандидат, чието заявление не е одобрено).
В този раздел генерирате договорите и оттук директно ги изпращате на имейл адресите на кандидатите.
При създаването на договори в eGRANT запомнете:
Преди генерирането на договори задайте формата на номериране на договорите в раздела „Nastavenia“ на ниво програма.
Създавайте шаблона на договора във формат Word или OpenDocument и се уверете, че документът не съдържа различно скрито форматиране (напр. формат на номериране на абзаците или формат на водещите символи).
Не забравяйте да качите шаблона на договора в раздела „Nastavenia“ на ниво програма.
Помнете, че в договора могат да се зареждат автоматично само данни, които са налични някъде (или кандидатът ги е попълнил в някой формуляр, или става дума за данък, който eGRANT записва – напр. датата на изпращане на заявлението).
Помнете също, че заредените данни могат да имат само такава форма, каквато позволява документът на Word – това как ще изглежда съответният данък в крайния договор, се определя от възможностите на приложението Word.
При изпращането на договори на кандидатите автоматично се изпраща имейл с известие, към който е прикачен документът на договора.
Този имейл с известие ще намерите в раздела „Notifikácie“ под наименованието „Zaslanie darovacej zmluvy“ и можете да го редактирате еднообразно за всички програми в менюто на ниво организация или само за конкретна програма в менюто на ниво програма.
Кандидатите могат да подпишат договорите и електронно – тази функция е платена и ако проявявате интерес, свържете се с нас.
При електронно подписване при изпращането на договори на кандидатите се изпраща друг имейл с известие: „Notifikácia pre digitálne podpísanie zmluvy“.
Други документи
В eGRANT освен договори можете да генерирате и други документи. За това използвайте раздела „Šablóny“ в менюто на ниво програма.
Тук качвате образеца на документа, генерирате го за конкретни заявления и оттук също го изпращате на имейл адресите на кандидатите.
Шаблоните можете да използвате например за:
- Няколко вида договори – ако не използвате един образец на договор за всички заявления.
- Различни становища или покани – всякакви официални текстови документи, които трябва да изпратите на кандидатите по имейл.
Внимание!
За разлика от договорите, за изпращане на други документи трябва да създадете имейл с известие в раздела „Hromadné notifikácie“ на ниво програма.
При създаването на шаблони в eGRANT запомнете:
Създавайте шаблона на документа във формат Word или OpenDocument и се уверете, че документът не съдържа различно скрито форматиране (напр. формат на номериране на абзаците или формат на водещите символи).
Шаблона на документа качвате в раздела „Šablóny“ на ниво програма.
Помнете, че в шаблона могат да се зареждат автоматично само данни, които са налични някъде (или кандидатът ги е попълнил в някой формуляр, или става дума за данък, който eGRANT записва – напр. датата на изпращане на заявлението).
Помнете също, че заредените данни могат да имат само такава форма, каквато позволява документът на Word – това как ще изглежда съответният данък в крайния договор, се определя от възможностите на приложението Word.
Преди да изпратите документи на кандидатите, трябва първо да създадете имейл с известие, към който ще бъде прикачен генерираният документ. Този имейл с известие се създава в раздела „Hromadné notifikácie“ на ниво програма.