V sistemu eGRANT lahko generirate pogodbe ali druge dokumente (v formatu Word ali PDF) za posamezne vloge in jih prijaviteljem samodejno pošiljate po e-pošti. V te dokumente lahko naložite konkretne podatke iz katerega koli obrazca v eGRANT-u (vloga za dotacijo, zaključno poročilo, lastni obrazec ipd.).
Pogodbe
Pri delu s pogodbami v eGRANT-u se uporablja predvsem zavihek „Zmluvy“ v meniju na ravni programa. Tukaj najdete seznam vseh vlog, ki so bile odobrene (tako se ne more zgoditi, da bi pogodbo poslali prijavitelju, katerega vloga ni bila odobrena).
V tem zavihku pogodbe generirate in jih od tod tudi neposredno pošljete na e-poštne naslove prijaviteljev.
Pri pripravi pogodb v eGRANT-u si zapomnite:
Pred generiranjem pogodb nastavite format številčenja pogodb v zavihku „Nastavenia“ na ravni programa.
Predlogo pogodbe pripravite v formatu Word ali OpenDocument in se prepričajte, da dokument ne vsebuje različnega skritega oblikovanja (npr. formata številčenja odstavkov ali formata oznak seznama).
Ne pozabite naložiti predloge pogodbe v zavihku „Nastavenia“ na ravni programa.
Upoštevajte, da je v pogodbo mogoče samodejno naložiti le podatke, ki so nekje na voljo (bodisi jih je prijavitelj izpolnil v katerem od obrazcev bodisi gre za podatek, ki ga beleži eGRANT – npr. datum oddaje vloge).
Upoštevajte tudi, da imajo naloženi podatki lahko le tako obliko, kot jo omogoča dokument Word – kako bo podatek videti v končni pogodbi, določajo možnosti aplikacije Word.
Pri pošiljanju pogodb prijaviteljem se samodejno pošlje e-poštno obvestilo, katerega priloga je dokument pogodbe.
To e-poštno obvestilo najdete v zavihku „Notifikácie“ pod imenom „Zaslanie darovacej zmluvy“ in ga lahko uredite za vse programe enotno v meniju na ravni organizacije ali le za določen program v meniju na ravni programa.
Pogodbe lahko prijavitelji podpišejo tudi elektronsko – ta funkcija je plačljiva; če vas zanima, nas kontaktirajte.
Pri elektronskem podpisovanju se ob pošiljanju pogodb prijaviteljem pošlje drugo e-poštno obvestilo: „Notifikácia pre digitálne podpísanie zmluvy“.
Drugi dokumenti
V eGRANT-u lahko poleg pogodbe generirate tudi druge dokumente. Za to uporabite zavihek „Šablóny“ v meniju na ravni programa.
Tukaj naložite vzorec dokumenta, ga generirate za določene vloge in ga od tod tudi pošljete na e-poštne naslove prijaviteljev.
Predloge lahko uporabite na primer za:
- Več vrst pogodb – če ne uporabljate enega vzorca pogodbe za vse vloge.
- Različna mnenja ali pozive – kakršne koli uradne besedilne dokumente, ki jih morate prijaviteljem poslati po e-pošti.
Pozor!
Za razliko od pogodb morate za pošiljanje drugih dokumentov e-poštno obvestilo ustvariti v zavihku „Hromadné notifikácie“ na ravni programa.
Pri pripravi predlog v eGRANT-u si zapomnite:
Predlogo dokumenta pripravite v formatu Word ali OpenDocument in se prepričajte, da dokument ne vsebuje različnega skritega oblikovanja (npr. formata številčenja odstavkov ali formata oznak seznama).
Predlogo dokumenta naložite v zavihku „Šablóny“ na ravni programa.
Upoštevajte, da je v predlogo mogoče samodejno naložiti le podatke, ki so nekje na voljo (bodisi jih je prijavitelj izpolnil v katerem od obrazcev bodisi gre za podatek, ki ga beleži eGRANT – npr. datum oddaje vloge).
Upoštevajte tudi, da imajo naloženi podatki lahko le tako obliko, kot jo omogoča dokument Word – kako bo podatek videti v končni pogodbi, določajo možnosti aplikacije Word.
Pred pošiljanjem dokumentov prijaviteljem morate najprej ustvariti e-poštno obvestilo, katerega priloga bo generirani dokument. To e-poštno obvestilo ustvarite v zavihku „Hromadné notifikácie“ na ravni programa.