V systému eGRANT máte možnost generovat smlouvy nebo jiné dokumenty (ve formátu Word nebo PDF) pro jednotlivé žádosti a žadatelům je automaticky posílat e-mailem. Do těchto dokumentů můžete načíst konkrétní údaje z kteréhokoli formuláře v eGRANTu (žádost o dotaci, závěrečná zpráva, vlastní formulář apod.).
Smlouvy
Při práci se smlouvami v rámci eGRANTu se využívá hlavně záložka „Zmluvy“ v menu na úrovni programu. Zde najdete seznam všech žádostí, které byly schváleny (takže se nestane, že odešlete smlouvu žadateli, jehož žádost nebyla schválena).
V této záložce smlouvy vygenerujete a odsud je také přímo odešlete na e-mailové adresy žadatelů.
Při tvorbě smluv v eGRANTu si zapamatujte:
Před generováním smluv si nastavte formát číslování smluv v záložce „Nastavenia“ na úrovni programu.
Šablonu smlouvy tvořte ve formátu Word nebo OpenDocument a ujistěte se, že dokument neobsahuje různé skryté formátování (např. formát číslování odstavců nebo formát odrážek).
Šablonu smlouvy nezapomeňte nahrát v záložce „Nastavenia“ na úrovni programu.
Pamatujte na to, že do smlouvy je možné automaticky načíst pouze takové údaje, které jsou někde k dispozici (buď je žadatel vyplnil v některém formuláři, nebo je to údaj, který zaznamenává eGRANT – např. datum odeslání žádosti).
Pamatujte také na to, že načtené údaje mohou mít pouze takovou formu, jakou umožňuje dokument Word – to, jak bude daný údaj vypadat ve výsledné smlouvě, určují možnosti aplikace Word.
Při odesílání smluv žadatelům se automaticky odesílá notifikační e-mail, jehož přílohou je dokument smlouvy.
Tento notifikační e-mail najdete v záložce „Notifikácie“ pod názvem „Zaslanie darovacej zmluvy“ a můžete si ho upravit pro všechny programy jednotně v menu na úrovni organizace, nebo pouze pro konkrétní program v menu na úrovni programu.
Smlouvy mohou žadatelé podepsat i elektronicky – tato funkce je zpoplatněná a v případě zájmu nás kontaktujte.
V případě elektronického podepisování se při odesílání smluv žadatelům posílá jiný notifikační e-mail: „Notifikácia pre digitálne podpísanie zmluvy“.
Jiné dokumenty
V eGRANTu máte možnost kromě smlouvy generovat i další dokumenty. Využijete k tomu záložku „Šablóny“ v menu na úrovni programu.
Zde si nahrajete vzor dokumentu, vygenerujete ho pro konkrétní žádosti a odsud ho také odešlete na e-mailové adresy žadatelů.
Šablony využijete například pro:
- Více typů smluv – v případě, že nepoužíváte jeden vzor smlouvy pro všechny žádosti.
- Různá stanoviska nebo výzvy – jakékoli oficiální textové dokumenty, které potřebujete poslat žadatelům e-mailem.
Pozor!
Na rozdíl od smluv si pro odeslání jiných dokumentů musíte notifikační e-mail vytvořit v záložce „Hromadné notifikácie“ na úrovni programu.
Při tvorbě šablon v eGRANTu si zapamatujte:
Šablonu dokumentu tvořte ve formátu Word nebo OpenDocument a ujistěte se, že dokument neobsahuje různé skryté formátování (např. formát číslování odstavců nebo formát odrážek).
Šablonu dokumentu nahráváte v záložce „Šablóny“ na úrovni programu.
Pamatujte na to, že do šablony je možné automaticky načíst pouze takové údaje, které jsou někde k dispozici (buď je žadatel vyplnil v některém formuláři, nebo je to údaj, který zaznamenává eGRANT – např. datum odeslání žádosti).
Pamatujte také na to, že načtené údaje mohou mít pouze takovou formu, jakou umožňuje dokument Word – to, jak bude daný údaj vypadat ve výsledné smlouvě, určují možnosti aplikace Word.
Před odesíláním dokumentů žadatelům musíte nejprve vytvořit notifikační e-mail, jehož přílohou bude vygenerovaný dokument. Tento notifikační e-mail vytvoříte v záložce „Hromadné notifikácie“ na úrovni programu.