U sustavu eGRANT možete generirati ugovore ili druge dokumente (u formatu Word ili PDF) za pojedine prijave i prijaviteljima ih automatski slati e-poštom. U te dokumente možete učitati konkretne podatke iz bilo kojeg obrasca u eGRANT-u (prijava za potporu, završno izvješće, vlastiti obrazac i sl.).
Ugovori
Pri radu s ugovorima u eGRANT-u koristi se uglavnom kartica „Zmluvy“ u izborniku na razini programa. Ovdje ćete pronaći popis svih prijava koje su odobrene (tako da se neće dogoditi da pošaljete ugovor prijavitelju čija prijava nije odobrena).
Na toj kartici ugovore generirate i odavde ih izravno šaljete na e-mail adrese prijavitelja.
Pri izradi ugovora u eGRANT-u zapamtite:
Prije generiranja ugovora postavite format numeriranja ugovora na kartici „Nastavenia“ na razini programa.
Predložak ugovora izradite u formatu Word ili OpenDocument i provjerite da dokument ne sadrži razna skrivena oblikovanja (npr. format numeriranja odlomaka ili format grafičkih oznaka).
Ne zaboravite učitati predložak ugovora na kartici „Nastavenia“ na razini programa.
Imajte na umu da je u ugovor moguće automatski učitati samo one podatke koji su negdje dostupni (ili ih je prijavitelj ispunio u nekom obrascu ili je riječ o podatku koji bilježi eGRANT – npr. datum slanja prijave).
Imajte na umu i to da učitani podaci mogu imati samo onakav oblik kakav omogućuje dokument Word – kako će određeni podatak izgledati u konačnom ugovoru određuju mogućnosti aplikacije Word.
Pri slanju ugovora prijaviteljima automatski se šalje e-mail obavijest čiji je privitak dokument ugovora.
Tu e-mail obavijest pronaći ćete na kartici „Notifikácie“ pod nazivom „Zaslanie darovacej zmluvy“ i možete je urediti jedinstveno za sve programe u izborniku na razini organizacije ili samo za određeni program u izborniku na razini programa.
Prijavitelji ugovore mogu potpisati i elektronički – ova se funkcija naplaćuje, a ako ste zainteresirani, kontaktirajte nas.
U slučaju elektroničkog potpisivanja pri slanju ugovora prijaviteljima šalje se druga e-mail obavijest: „Notifikácia pre digitálne podpísanie zmluvy“.
Drugi dokumenti
U eGRANT-u osim ugovora možete generirati i druge dokumente. Za to koristite karticu „Šablóny“ u izborniku na razini programa.
Ovdje učitavate predložak dokumenta, generirate ga za određene prijave i odavde ga šaljete na e-mail adrese prijavitelja.
Predložke ćete koristiti, primjerice, za:
- Više vrsta ugovora – ako ne upotrebljavate jedan predložak ugovora za sve prijave.
- Razna mišljenja ili pozive – bilo kakve službene tekstualne dokumente koje trebate poslati prijaviteljima e-poštom.
Pažnja!
Za razliku od ugovora, za slanje drugih dokumenata e-mail obavijest morate izraditi na kartici „Hromadné notifikácie“ na razini programa.
Pri izradi predložaka u eGRANT-u zapamtite:
Predložak dokumenta izradite u formatu Word ili OpenDocument i provjerite da dokument ne sadrži razna skrivena oblikovanja (npr. format numeriranja odlomaka ili format grafičkih oznaka).
Predložak dokumenta učitavate na kartici „Šablóny“ na razini programa.
Imajte na umu da je u predložak moguće automatski učitati samo one podatke koji su negdje dostupni (ili ih je prijavitelj ispunio u nekom obrascu ili je riječ o podatku koji bilježi eGRANT – npr. datum slanja prijave).
Imajte na umu i to da učitani podaci mogu imati samo onakav oblik kakav omogućuje dokument Word – kako će određeni podatak izgledati u konačnom ugovoru određuju mogućnosti aplikacije Word.
Prije slanja dokumenata prijaviteljima najprije morate izraditi e-mail obavijest čiji će privitak biti generirani dokument. Tu e-mail obavijest izrađujete na kartici „Hromadné notifikácie“ na razini programa.