Потребители
Системата eGRANT работи с три типа потребители: мениджър, оценител и кандидат.
Мениджърът е лицето, натоварено с администрирането на субсидиите/грантовете. Това може да бъде служител на местната администрация/фондацията или външно лице, упълномощено да работи със системата. В рамките на системата eGRANT той може да има различен обхват на правата.
Това ръководство е предназначено именно за мениджърите и описва работата в системата от гледна точка на мениджъра.
Оценителят е лицето, натоварено с оценяването на заявленията за субсидия/грант въз основа на критериите, зададени от мениджъра. При някои доставчици на субсидии/грантове това лице може едновременно да бъде и мениджър или кандидат. След влизане в системата обаче оценителят вижда различен интерфейс от мениджъра. Този интерфейс е ограничен до преглед на попълнените заявления за субсидия/грант и тяхното оценяване (с точки, словесно и др.).
Кандидатът е лице, което се е регистрирало в системата за една или повече от вашите програми за субсидии/грантове. Това лице влиза в системата със своите данни за вход (имейл и парола) и след влизане може да попълни заявление за субсидия, финансов отчет или други формуляри, които мениджърът е създал и предоставил.
Ако един потребител в рамките на един субект има няколко роли (има създаден профил със същия имейл и като мениджър/оценител/кандидат), той използва за вход едни и същи данни за вход (имейл и парола), а между тези роли превключва след влизане в горния десен ъгъл на екрана.
Интерфейс на мениджъра
Мениджърът разполага с 3 нива на менюто с раздели: ниво организация, ниво програма, ниво заявление.
Ниво организация
След влизане в системата на мениджъра се показва главното меню (хоризонтална лента в горната част на екрана), съдържащо „раздели“. В рамките на това главно меню мениджърът може да прави промени, валидни за цялата организация (всички програми), затова нека го наречем „ниво организация“.
Начало – този раздел мениджърът вижда винаги пръв след влизане в системата. Тук ще намерите полезни връзки и информация за eGRANT.
Управление на мениджърите – в този раздел ще намерите списък на всички мениджъри, които имат създаден профил в eGRANT, и тук можете също да създадете достъп за друг мениджър.
Потребители: Всички кандидати – тук ще намерите списък на всички регистрирани кандидати (за всички програми заедно).
Потребители: Групи потребители – тук можете да създавате и по-късно да редактирате групи мениджъри със специфични права. При създаването на достъп за мениджър можете да го причислите към някоя такава група и така да му предоставите правата с едно кликване.
Управление на програмите – в този раздел можете да създадете, редактирате или изтриете програма и да я предоставите на конкретни мениджъри.
Оценяване: Управление на оценителите – тук създавате достъп за оценителите и тук ще намерите също списък на всички оценители, на които вече сте създали достъп.
Грантова програма – в този раздел ще намерите списък на всички създадени програми. Освен това при кликване върху този раздел се показва допълнително меню (хоризонтална лента) с раздели, свързани с конкретна програма.
Управление на експортите – тук можете да създавате и настройвате различни експорти (какво да съдържа експортът, откъде да взема данните и др.).
Известия – тук ще намерите списък на всички известия, които се изпращат автоматично от системата (на кандидатите, оценителите или мениджърите). Можете да ги редактирате свободно, а всички промени, които направите в известията на това ниво (ниво организация), ще бъдат приложени за всички програми.
Персонализирани текстове – в този раздел можете да редактирате различни информационни текстове, предназначени предимно за кандидатите, които са еднакви за всички програми (напр. текстът на страницата при регистрация, подписът/визитката в имейлите с известия и др.).
Съобщения – тук можете да създавате съобщения (предназначени за различни потребители), които се показват като статичен текст в горната част на екрана. Съобщенията, създадени в този раздел (на ниво организация), ще се показват във всички програми.
Тагове – в този раздел можете да създадете таг (етикет), с който след това можете да маркирате заявленията в обобщената таблица (раздел „Žiadosti“ на ниво програма).
Разширени: Източници на данни – в този раздел можете да дефинирате група кандидати, на които искате да изпратите масово известие – раздел „Hromadné notifikácie“ в менюто на ниво програма (при създаването на масово известие след това в полето „dátový zdroj“ избирате тази група кандидати, на които трябва да бъде изпратено масовото известие).
Разширени: Собствени раздели в менюто – тук можете да създадете раздел със собствено наименование, предназначен за различни потребители, в който можете да поставите прост текст или собствен формуляр. Раздел, предназначен за мениджърите, се показва в менюто на ниво заявление. Раздел, предназначен за кандидатите или оценителите, се показва след влизане до вече предварително зададените раздели.
Разширени: Номенклатури – в този раздел можете да създадете номенклатура (списък със стойности – напр. списък на областите), която можете да използвате напр. при създаването на формуляри (напр. поле във формуляра, в което кандидатът трябва да избере област от списъка на всички области).
Настройване на гласуването – показва се само ако субектът използва функциите за управление на партиципативен бюджет (ако проявявате интерес, свържете се с нас). В този раздел задавате сроковете за стартиране и приключване на общественото гласуване за идеи/проекти и други параметри на гласуването.
Ниво програма
След кликване върху раздела „Grantový program“ в главното меню на ниво организация се показва меню с раздели на ниво програма (хоризонтална лента непосредствено под лентата на главното меню). Тук мениджърът може да прави промени, валидни само за конкретно избраната програма.
Начало – този раздел предлага основен преглед на програмата (брой подадени заявления, крайни срокове и др.), а също така тук имате възможност да изтеглите в PDF всички заявления или финансови отчети в рамките на програмата.
Настройки – тук ще намерите всички настройки, свързани с програмата.
Информационни текстове – в този раздел можете да създадете текст за кандидата с информация за програмата, както и собствена горна/долна част на страницата за отпечатаната версия на заявлението/финансовия отчет.
Приложения – тук можете да качвате различни документи за кандидатите.
Формуляр – в този раздел създавате и след това редактирате формуляра на заявлението.
Оценяване: Критерии за оценяване – тук задавате критериите, по които оценителите ще оценяват заявленията.
Междинен отчет – тук можете да създадете и след това да редактирате формуляра на междинния отчет.
Заключителен отчет – в този раздел създавате и след това редактирате формуляра за финансовия отчет.
Кандидати – тук ще намерите списък на всички регистрирани кандидати в рамките на избраната програма.
Заявления – в този раздел е списъкът на всички заявления (изпратени и в процес на попълване). Можете да ги разгледате подробно и да продължите работата с тях.
Одобряване – тук ще намерите списък на всички заявления, които са оценени (преминали са през процеса на оценяване в системата eGRANT) или са преместени към одобряване. Също така тук въвеждате одобрените суми и потвърждавате одобряването или отхвърлянето на заявлението.
Договори – в този раздел ще намерите списък на всички одобрени заявления, за които тук можете да генерирате и изпратите договори.
Шаблони – в този раздел можете да качите всякакъв образец на Word документ, който след това можете да генерирате тук за избрани заявления и автоматично да го изпращате на кандидатите по имейл.
Известия – както в менюто на ниво организация, тук ще намерите списък на всички известия, които се изпращат автоматично от системата. Всички промени, които направите в известията на това ниво (ниво програма), обаче ще бъдат приложени само за текущо избраната програма.
Масови известия – в този раздел можете да създадете собствен имейл с известие, който искате да изпратите масово на кандидатите. Също така тук създавате имейла, който да се изпраща с документа, създаден в раздела Шаблони.
Съобщения – както в менюто на ниво организация, тук можете да създавате съобщения (предназначени за различни потребители), които се показват като статичен текст в горната част на екрана. Съобщенията, създадени на това ниво (ниво програма), обаче ще се показват само в текущо избраната програма.
Експорт – в този раздел ще намерите списък на всички образци на експорти, които сте настроили предварително в раздела „Správa exportov“ (ниво организация). С кликване върху иконата „XLSX“ при конкретен образец изтегляте документ на Excel, съдържащ данните за текущо избраната програма във вида, който сте задали в образеца на експорта.
Собствени формуляри – тук при необходимост можете да създадете допълнителни формуляри, които могат да бъдат предназначени за попълване от кандидатите (напр. формуляр на заявление за промяна) или от мениджърите (напр. контролен лист).
Ниво заявление
След кликване върху раздела „Žiadosti“ в менюто на ниво програма се показва таблица с преглед на изпратените (евент. и на тези в процес на попълване) заявления в избраната програма. С кликване върху бутона „Spravovať“ при което и да е заявление в таблицата се показва меню с раздели на ниво заявление (хоризонтална лента непосредствено под лентата на ниво програма). Тук мениджърът може да прави промени, валидни само за конкретното заявление.
Преглед на заявлението – тук ще намерите основните данни и срокове, свързани със заявлението. Също така тук имате възможност да влезете в системата като този кандидат, както и да отворите това заявление за допълване.
Настройки на заявлението – в този раздел можете индивидуално да промените номера на заявлението или на договора, да запишете собствени бележки, свързани с това заявление, да отбележите индивидуални срокове, свързани с това заявление, и др.
Показване – тук можете да разгледате заявлението.
Оценяване – в този раздел ще намерите резултатите от оценяването на конкретното заявление.
Договор – тук ще намерите договора, който е генериран за това заявление. Тук можете също индивидуално да го генерирате, изтеглите, качите или изпратите по имейл.
Междинен отчет – тук можете да разгледате междинния отчет към това заявление (ако изисквате междинни отчети).
Заключителен отчет – тук можете да разгледате финансовия отчет към това заявление (ако сте създали формуляр за заключителен отчет).
Собствени формуляри – в този раздел ще намерите списък на допълнителните формуляри, които сте създали за кандидатите (създават се в раздела „Vlastné formuláre“ на ниво програма). Тук можете да ги разгледате попълнени и да ги одобрите или да ги върнете за допълване.
Заявления за промяна – ако използвате изпращане на заявления за промяна под формата на просто уведомление, текстовете на тези уведомления ще намерите в този раздел заедно с датата на изпращане.
Приложения – тук можете да качвате различни документи (както в едноименния раздел на ниво програма), предназначени обаче само за този конкретен кандидат.
Експорт – в този раздел ще намерите списък на всички образци на експорти, които сте настроили предварително в раздела „Správa exportov“ (ниво организация) и за които сте задали тип „EXPORT JEDNEJ ŽIADOSTI“. С кликване върху иконата „XLSX“ при конкретен образец изтегляте документ на Excel, съдържащ данните от текущо избраното заявление във вида, който сте задали в образеца на експорта.
Администраторски промени – тук можете ръчно да промените текущото състояние на заявлението.