Korisnici
Sustav eGRANT predviđa tri vrste korisnika: menadžer, ocjenjivač i prijavitelj.
Menadžer je osoba zadužena za administraciju potpora/grantova. To može biti djelatnik lokalne samouprave/zaklade ili vanjska osoba ovlaštena za rad sa sustavom. U sustavu eGRANT može imati različit opseg ovlasti.
Ovaj je priručnik namijenjen upravo menadžerima i opisuje rad u sustavu iz perspektive menadžera.
Ocjenjivač je osoba zadužena za ocjenjivanje prijava za potporu/grant na temelju kriterija koje je postavio menadžer. Kod nekih davatelja potpora/grantova ta osoba istodobno može biti i menadžer ili prijavitelj. Međutim, ocjenjivač nakon prijave u sustav vidi drugačije sučelje od menadžera. To je sučelje ograničeno na pregledavanje ispunjenih prijava za potporu/grant i njihovo ocjenjivanje (bodovno, opisno i sl.).
Prijavitelj je osoba koja se u sustavu registrirala u jedan ili više vaših programa potpora/grantova. Ta se osoba prijavljuje u sustav svojim podacima za prijavu (e-mail i lozinka) i nakon prijave može ispuniti prijavu za potporu, financijsko izvješće ili druge obrasce koje je izradio i učinio dostupnima menadžer.
Ako jedan korisnik u okviru jednog subjekta ima više uloga (pod istom e-mail adresom ima izrađen račun i kao menadžer/ocjenjivač/prijavitelj), za prijavu koristi jedne podatke za prijavu (e-mail i lozinku), a između tih se uloga prebacuje nakon prijave u gornjem desnom kutu zaslona.
Menadžersko sučelje
Menadžer ima na raspolaganju 3 razine izbornika s karticama: razinu organizacije, razinu programa i razinu prijave.
Razina organizacije
Nakon prijave u sustav menadžeru se prikazuje glavni izbornik (vodoravna traka u gornjem dijelu zaslona) koji sadrži „kartice“. U okviru tog glavnog izbornika menadžer može unositi promjene koje vrijede za cijelu organizaciju (sve programe), pa ga stoga nazovimo „razina organizacije“.
Početna – ovu karticu menadžer uvijek vidi prvu nakon prijave u sustav. Ovdje ćete pronaći korisne poveznice i informacije o eGRANT-u.
Upravljanje menadžerima – na ovoj kartici pronaći ćete popis svih menadžera koji imaju izrađen račun u eGRANT-u, a ujedno ovdje možete izraditi pristup za novog menadžera.
Korisnici: Svi prijavitelji – ovdje ćete pronaći popis svih registriranih prijavitelja (za sve programe zajedno).
Korisnici: Skupine korisnika – ovdje možete izraditi i kasnije uređivati skupine menadžera s posebnim ovlastima. Pri izradi pristupa za menadžera možete ga dodijeliti nekoj takvoj skupini i tako mu jednim klikom dodijeliti ovlasti.
Upravljanje programima – na ovoj kartici možete izraditi, urediti ili izbrisati program te ga učiniti dostupnim određenim menadžerima.
Ocjenjivanje: Upravljanje ocjenjivačima – ovdje izrađujete pristup za ocjenjivače, a ovdje ćete pronaći i popis svih ocjenjivača kojima ste već izradili pristup.
Grantovni program – na ovoj kartici pronaći ćete popis svih izrađenih programa. Ujedno se klikom na ovu karticu prikazuje dodatni izbornik (vodoravna traka) s karticama koje se odnose na određeni program.
Upravljanje izvozima – ovdje možete izraditi i postaviti različite izvoze (što izvoz treba sadržavati, odakle treba povlačiti podatke i sl.).
Obavijesti – ovdje ćete pronaći popis svih obavijesti koje sustav automatski šalje (prijaviteljima, ocjenjivačima ili menadžerima). Možete ih proizvoljno uređivati, a sve promjene obavijesti koje unesete na ovoj razini (razina organizacije) primijenit će se na sve programe.
Prilagođeni tekstovi – na ovoj kartici možete uređivati različite informativne tekstove namijenjene uglavnom prijaviteljima, koji su isti za sve programe (npr. tekst na stranici pri registraciji, potpis e-mail obavijesti i sl.).
Objave – ovdje možete izraditi objave (namijenjene različitim korisnicima) koje se prikazuju u obliku statičnog teksta u gornjem dijelu zaslona. Objave izrađene na ovoj kartici (na razini organizacije) prikazivat će se u svim programima.
Tagovi – na ovoj kartici možete izraditi tag (oznaku) kojim zatim možete označavati prijave u preglednoj tablici (kartica „Žiadosti“ na razini programa).
Napredno: Izvori podataka – na ovoj kartici možete definirati skup prijavitelja kojima želite poslati neku skupnu obavijest – kartica „Hromadné notifikácie“ u izborniku na razini programa (pri izradi skupne obavijesti zatim u polju „dátový zdroj“ odabirete taj skup prijavitelja kojima treba poslati skupnu obavijest).
Napredno: Vlastite kartice u izborniku – ovdje možete izraditi karticu s vlastitim nazivom namijenjenu različitim korisnicima, u koju možete unijeti jednostavan tekst ili vlastiti obrazac. Kartica namijenjena menadžerima prikazuje se u izborniku na razini prijave. Kartica namijenjena prijaviteljima ili ocjenjivačima prikazuje se nakon prijave pokraj već zadanih kartica.
Napredno: Šifrarnici – na ovoj kartici možete izraditi šifrarnik (popis vrijednosti – npr. popis okruga), koji možete koristiti, npr., pri izradi obrazaca (npr. polje u obrascu u kojem prijavitelj treba odabrati okrug s popisa svih okruga).
Postavke glasovanja – prikazuje se samo ako subjekt koristi funkcije upravljanja participativnim proračunom (ako ste zainteresirani, kontaktirajte nas). Na ovoj kartici postavljate rokove za pokretanje i završetak javnog glasovanja za ideje/projekte i druge parametre glasovanja.
Razina programa
Nakon klika na karticu „Grantový program“ u glavnom izborniku na razini organizacije prikazuje se izbornik s karticama na razini programa (vodoravna traka odmah ispod trake glavnog izbornika). Ovdje menadžer može unositi promjene koje vrijede samo za određeni odabrani program.
Početna – ova kartica nudi osnovni pregled programa (broj podnesenih prijava, rokove i sl.), a ujedno ovdje možete preuzeti u PDF-u sve prijave ili financijska izvješća u okviru programa.
Postavke – ovdje ćete pronaći sve postavke koje se odnose na program.
Infotekstovi – na ovoj kartici možete izraditi tekst za prijavitelja s informacijama o programu te vlastito zaglavlje/podnožje za ispisanu verziju prijave/financijskog izvješća.
Privici – ovdje možete učitati različite dokumente za prijavitelje.
Obrazac – na ovoj kartici izrađujete i zatim uređujete obrazac prijave.
Ocjenjivanje: Kriteriji ocjenjivanja – ovdje postavljate kriterije prema kojima će ocjenjivači ocjenjivati prijave.
Privremeno izvješće – ovdje možete izraditi i zatim uređivati obrazac privremenog izvješća.
Završno izvješće – na ovoj kartici izrađujete i zatim uređujete obrazac za financijsko izvješće.
Prijavitelji – ovdje ćete pronaći popis svih registriranih prijavitelja u okviru odabranog programa.
Prijave – na ovoj kartici nalazi se popis svih prijava (poslanih i nedovršenih). Možete ih detaljnije pogledati i dalje raditi s njima.
Odobravanje – ovdje ćete pronaći popis svih prijava koje su ocijenjene (prošle su postupak ocjenjivanja u sustavu eGRANT) ili prebačene u odobravanje. Ujedno ovdje unosite odobrene iznose i potvrđujete odobrenje ili odbijanje prijave.
Ugovori – na ovoj kartici pronaći ćete popis svih odobrenih prijava za koje ovdje možete generirati i poslati ugovore.
Predlošci – na ovoj kartici možete učitati bilo koji predložak Word dokumenta, koji zatim ovdje možete generirati za odabrane prijave i automatski ga slati prijaviteljima e-mailom.
Obavijesti – kao i u izborniku na razini organizacije, ovdje ćete pronaći popis svih obavijesti koje sustav automatski šalje. Sve promjene obavijesti koje unesete na ovoj razini (razina programa) primijenit će se, međutim, samo na trenutno odabrani program.
Skupne obavijesti – na ovoj kartici možete izraditi vlastitu e-mail obavijest koju želite skupno poslati prijaviteljima. Ujedno ovdje izrađujete e-mail koji se treba slati s dokumentom izrađenim na kartici Predlošci.
Objave – kao i u izborniku na razini organizacije, ovdje možete izraditi objave (namijenjene različitim korisnicima) koje se prikazuju u obliku statičnog teksta u gornjem dijelu zaslona. Objave izrađene na ovoj razini (razina programa) prikazivat će se, međutim, samo u trenutno odabranom programu.
Izvoz – na ovoj kartici pronaći ćete popis svih predložaka izvoza koje ste unaprijed postavili na kartici „Správa exportov“ (razina organizacije). Klikom na ikonu „XLSX“ kod određenog predloška preuzet ćete Excel dokument koji sadrži podatke za trenutno odabrani program u obliku koji ste postavili u predlošku izvoza.
Vlastiti obrasci – ovdje po potrebi možete izraditi dodatne obrasce koji mogu biti namijenjeni ispunjavanju od strane prijavitelja (npr. obrazac zahtjeva za izmjenu) ili menadžera (npr. kontrolni list).
Razina prijave
Nakon klika na karticu „Žiadosti“ u izborniku na razini programa prikazuje se tablica s pregledom poslanih (odnosno i nedovršenih) prijava u odabranom programu. Klikom na gumb „Spravovať“ kod bilo koje prijave u tablici prikazuje se izbornik s karticama na razini prijave (vodoravna traka odmah ispod trake razine programa). Ovdje menadžer može unositi promjene koje vrijede samo za određenu prijavu.
Pregled prijave – ovdje ćete pronaći osnovne podatke i rokove koji se odnose na prijavu. Ujedno se ovdje možete prijaviti u sustav kao taj prijavitelj te otvoriti ovu prijavu za dopunu.
Postavke prijave – na ovoj kartici možete pojedinačno promijeniti broj prijave ili ugovora, zapisati vlastite bilješke koje se odnose na ovu prijavu, zabilježiti pojedinačne rokove povezane s ovom prijavom i sl.
Prikaži – ovdje možete pogledati prijavu.
Ocjenjivanje – na ovoj kartici pronaći ćete rezultate ocjenjivanja određene prijave.
Ugovor – ovdje ćete pronaći ugovor koji je generiran za ovu prijavu. Ovdje ga možete i pojedinačno generirati, preuzeti, učitati ili poslati e-mailom.
Privremeno izvješće – ovdje možete pogledati privremeno izvješće koje pripada ovoj prijavi (ako zahtijevate privremena izvješća).
Završno izvješće – ovdje možete pogledati financijsko izvješće koje pripada ovoj prijavi (ako ste izradili obrazac završnog izvješća).
Vlastiti obrasci – na ovoj kartici pronaći ćete popis dodatnih obrazaca koje ste izradili za prijavitelje (izrađuju se na kartici „Vlastné formuláre“ na razini programa). Ovdje ih možete pogledati ispunjene i odobriti ih ili vratiti na dopunu.
Zahtjevi za izmjenu – ako koristite slanje zahtjeva za izmjenu u obliku jednostavne obavijesti, tekstove tih obavijesti pronaći ćete na ovoj kartici, zajedno s datumom slanja.
Privici – ovdje možete učitati različite dokumente (kao na istoimenoj kartici na razini programa), ali namijenjene samo ovom određenom prijavitelju.
Izvoz – na ovoj kartici pronaći ćete popis svih predložaka izvoza koje ste unaprijed postavili na kartici „Správa exportov“ (razina organizacije) i kod kojih ste postavili vrstu „EXPORT JEDNEJ ŽIADOSTI“. Klikom na ikonu „XLSX“ kod određenog predloška preuzet ćete Excel dokument koji sadrži podatke iz trenutno odabrane prijave u obliku koji ste postavili u predlošku izvoza.
Admin izmjene – ovdje možete ručno promijeniti trenutni status prijave.