Če želite izvoziti podatke v obliki dokumenta Excel, imate v eGRANT-u dve možnosti:
- Izvoz pregledne tabele,
- Izvoz po predlogi.
1. Izvoz pregledne tabele
Pri večini seznamov v eGRANT-u (pregledne tabele) najdete ikono dokumenta Excel.
S klikom na to ikono prenesete dokument Excel, ki vsebuje podatke iz tabele v taki obliki, kot so prikazani (npr. če imate vklopljen kakšen filter – v izvozu bo le filtriran seznam, ali če imate skrite nekatere stolpce tabele – izvoz ne bo vseboval skritih stolpcev ipd.).
2. Izvoz po predlogi
V tem primeru morate najprej ustvariti predlogo izvoza, v kateri določite, kateri podatki se prikažejo v katerem stolpcu dokumenta Excel. Šele ko tako predlogo ustvarite, lahko nato zaženete izvoz bodisi za določen razpis bodisi za vse razpise.
Izvozite lahko:
- vse podatke, ki so v katerem koli obrazcu (vloga, zaključno poročilo itd.) v obliki preprostega polja;
- pri podatkih, ki so v obrazcu v obliki tabele, morate upoštevati obliko dokumenta Excel – podatke celotne tabele lahko izvozite v eno celico ali jih razdelite v stolpce Excela;
- sistemske podatke, ki sicer niso vsebovani v nobenem obrazcu, vendar jih sistem beleži (npr. številka vloge, odobreni znesek ipd.).
Na izvoze pomislite že pri pripravi obrazcev
Pomislite, katere podatke boste pozneje potrebovali obdelati za različne interne potrebe, in se prepričajte, da vam jih prijavitelj navede v katerem od obrazcev ali da jih lahko izpeljete v dokumentu Excel na podlagi drugih razpoložljivih podatkov oziroma da jih eGRANT beleži sistemsko.
V zavihku „Export“ v glavnem meniju ustvarite predloge izvozov, tukaj pa lahko zaženete tudi izvoz za več razpisov.
Izvoz za določen razpis zaženete v zavihku „Export“ v meniju na ravni razpisa.
Predloga izvoza
Brez ustvarjene predloge izvoza podatkov ni mogoče izvoziti.
Načela pri pripravi predloge izvoza:
Vsako polje obrazca ima svojo oznako, prav tako ima vsak sistemski podatek svojo privzeto oznako.
To pomeni, da lahko vse te predloge nato uporabite v katerem koli razpisu.
To velja, če so oznake podatkov, ki jih želite imeti v izvozu, enake v vseh razpisih.
Npr.: Imate dva razpisa, „Prvi razpis“ in „Drugi razpis“. Želite ustvariti izvoz, ki bo vseboval naslov prijavitelja in njegov bančni račun. Če imajo polja, v katera prijavitelj vpiše svoj naslov in bančni račun, enako oznako v obrazcu v „Prvem razpisu“ in v „Drugem razpisu“, zadostuje ena predloga izvoza. Če pa ima npr. polje za bančni račun v obrazcu „Drugega razpisa“ drugačno oznako, morate ustvariti dve predlogi (eno predlogo za „Prvi razpis“ in drugo predlogo za „Drugi razpis“).
Pri zagonu izvoza se namreč odpre celoten seznam vseh ustvarjenih predlog, posebno ime/opis pa vam olajša orientacijo v seznamu.
To pomeni, na katere vloge naj se izvoz nanaša (če ne določite nobenega pogoja, bodo v dokumentu Excel podatki iz vseh vlog, tudi nedokončanih).
Npr. če želite v izvozu le podatke odobrenih vlog ali le vlog z zaprošenim zneskom, višjim od 1000 €, lahko to določite v pogojih predloge izvoza.
V sistemu so že vnaprej določene tri predloge izvozov:
- E-poštni naslovi registriranih – seznam e-poštnih naslovov vseh registriranih uporabnikov
- Izvoz: ocenjevanje projektov – izvoz vsebuje: številko vloge, ime predlagatelja, naziv vloge, zaprošeni znesek, lastna sredstva, stanje vloge, končno število točk (glede na nastavitev ocenjevanja vsota ali povprečje), število točk za posamezna merila ocenjevanja za vsakega ocenjevalca in predlagani znesek za vsakega ocenjevalca (če je del meril ocenjevanja).
- Rezultati preverjanja v registrih (na voljo, če uporabljate storitev preverjanja v registrih) – izvoz vsebuje: številko vloge, predlagatelja, naziv projekta, stanje preverjanja, datum izvedbe preverjanja, skupni rezultat preverjanja (OK = vsi registri OK, NOK = v katerem od registrov je bila najdena težava) in rezultat preverjanja za posamezne registre (1 = OK, 0 = težava).
Teh predlog ne morete urejati, lahko pa jih podvojite v nove predloge izvozov.
Za menedžerje participacije
Poleg zgoraj omenjenih je za menedžerje participativnih proračunov na voljo vnaprej določena predloga:
Izvoz glasov – vsebuje podatke iz obrazca za glasovanje (odvisno od vrste obrazca): ime, tel. številko, kraj, ulico, poštno številko, e-pošto, starostno skupino, vir, datum in čas ter projekt/e, za katere je glasovalec glasoval.
Zagon izvoza
Če že imate ustvarjeno predlogo izvoza, lahko na njeni podlagi izvozite podatke.
Po izbiri tega razpisa v zavihku „Export“ v meniju na ravni razpisa s klikom na ikono „XLSX“.
V zavihku „Export: Export všetkých žiadostí“ v glavnem meniju s klikom na povezavo „EXPORT“.
Da bi lahko izvozili podatke za več razpisov, se morajo oznake teh podatkov ujemati v vseh razpisih.
Prednost imajo sistemski podatki, ki imajo nespremenljive, privzete oznake (npr. številka vloge – „application_number“).
Pri podatkih iz obrazca pa oznako vnesete ročno pri ustvarjanju elementa obrazca, zato je verjetnost, da se ne bodo ujemale, večja.